Wie das Deutschlandticket mit einem Fahrtkostenzuschuss kombiniert werden kann

Viele Vermittlerbetriebe zahlen ihren Mitarbeitern einen Fahrtkostenzuschuss für die Fahrten zwischen Wohnung und dem Vermittlerbetrieb als erster Tätigkeitsstätte. Durch die jüngsten Diskussionen ist aber auch das Deutschlandticket wieder in den Fokus gerückt. Betriebe fragen sich daher: Können wir Mitarbeitern sowohl ein steuer- und beitragsfreies Deutschlandticket wie auch einen Fahrtkostenzuschuss gewähren?

Das gilt für das Deutschlandticket an Mitarbeiter

Mit dem Deutschlandticket lassen sich bundesweit alle öffentlichen Nahverkehrsmittel nutzen. Begünstigt sind z. B. Fahrten mit U- und S-Bahnen, Straßenbahnen, Stadt- und Regionalbussen sowie Regionalzügen (z. B. IRE, RE und RB). Das Ticket gilt aber nicht in Fernverkehrs-Zügen wie ICE, IC oder EC.

Überlassung durch Arbeitgeber nach § 3 Nr. 15 S. 1 EStG lohnsteuerfrei

Entscheiden Sie sich dazu, für einen Mitarbeiter ein Deutschlandticket zu erwerben und ihm das zur privaten Nutzung zu überlassen, handelt es sich um einen als Arbeitslohn einzuordnenden Sachbezug. Dieser ist aber gemäß § 3 Nr. 15 S. 1 EStG steuer- und über § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV beitragsfrei in der Sozialversicherung, weil das Ticket nur für Fahrten im Nahverkehr berechtigt. Das gilt auch bei ausschließlich privater Nutzung. Einzige Voraussetzung: Sie müssen das Ticket dem Mitarbeiter zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlassen (§ 8 Abs. 4 EStG).

Das Problem: Die Anrechnung auf die Entfernungspauschale

Die nach § 3 Nr. 15 S. 1 EStG steuerfreien Leistungen mindern bei Ihrem Mitarbeiter die nach § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG abzugsfähige Entfernungspauschale (§ 3 Nr. 15 S. 3 EStG). Um diese Minderung sicherzustellen, müssen Sie die Leistung in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für den Mitarbeiter ausweisen (§ 41b Abs. 1 Nr. 6 EStG, § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV), sodass das Finanzamt des Mitarbeiters von den Leistungen erfährt. Dabei kann es auch vorkommen, dass die nach § 3 Nr. 15 S. 1 EStG steuerfreien Leistungen höher als die beim Mitarbeiter generell abzugsfähige Entfernungspauschale ausfallen. In diesem Fall ergibt sich keine negative Entfernungspauschale, die der Mitarbeiter versteuern müsste. Denn die Minderung der Entfernungspauschale erfolgt maximal auf null Euro (BMF, Schreiben vom 15.08.2019, Az. IV C 5 – S 2342/19/10007 :001, Abruf-Nr. 210780, Rz. 31).

Zwar werden dann Sie mit der pauschalen Steuer von 25 Prozent belastet. Aber es tritt wie bisher keine Beitragspflicht in der Sozialversicherung ein (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV) und die Leistung mindert nicht mehr die Entfernungspauschale.

Das gilt für Fahrtkostenzuschüsse an Mitarbeiter

Leisten Sie einen Zuschuss für die Fahrten zwischen Wohnung und dem Vermittlerbetrieb als erster Tätigkeitsstätte, dann stellt der Zuschuss grundsätzlich steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn dar. Das lässt sich aber vermeiden.

Pauschalierung der Lohnsteuer möglich

Sie können nämlich auch hier die Lohnsteuer zu Ihren Lasten pauschalieren, wenn Sie den Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leisten (§ 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 Buchst. b EStG). Der pauschale Steuersatz beträgt dann 15 Prozent; die Pauschalierung führt parallel dazu, dass es zu einer Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung kommt (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Zu beachten ist allerdings Folgendes: Die lukrative Lohnsteuerpauschalierung kann nur insoweit genutzt werden, wie der Zuschuss den Betrag nicht übersteigt, den Ihr Mitarbeiter nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 und Abs. 2 EStG als Werbungskosten geltend machen könnte, wenn der Zuschuss nicht pauschal besteuert werden würde. Das liegt daran, dass auch dieser Zuschuss auf die beim Mitarbeiter abzugsfähige Entfernungspauschale angerechnet wird (§ 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 2. Halbs. EStG).

Pauschale Ermittlung des pauschalierungsfähigen Betrags

Für die Pauschalierung müssen Sie also wissen, an wie vielen Tagen der Mitarbeiter zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren ist. Nur so lässt sich für ihn die Entfernungspauschale berechnen. Es geht aber auch einfacher: Sie können aus Vereinfachungsgründen bei der ausschließlichen Nutzung eines eigenen Pkw oder eines anderen motorisierten Fahrzeugs für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte unterstellen, dass Ihr Mitarbeiter an 15 Tagen pro Monat (180 Tage im Jahr) entsprechende Fahrten unternimmt (BMF, Schreiben vom 18.11.2021, Az. IV C 5 – S 2351/20/10001 :002, Abruf-Nr. 225940, Rz. 36 und 37).

Zusammenspiel Deutschlandticket und Fahrtkostenzuschuss

Möchten Sie einem Mitarbeiter sowohl ein steuer- und beitragsfreies Deutschlandticket überlassen als auch einen pauschal besteuerten Zuschuss zu den Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte leisten, dann ist das grundsätzlich problemlos möglich. Zu beachten ist aber, dass beide Leistungen wie dargestellt auf die Entfernungspauschale angerechnet werden. Es stellt sich daher die Frage, für welche Leistung die Entfernungspauschale zuerst "verbraucht" wird.

• Das nach § 3 Nr. 15 S. 1 EStG steuerfreie Deutschlandticket wird nur auf die bei Ihrem Mitarbeiter abzugsfähige Entfernungspauschale angerechnet. Wie hoch die Entfernungspauschale ausfällt, spielt keine Rolle.
• Für den nach § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 Buchst. b EStG pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschuss ist eine Pauschalbesteuerung nur insoweit zulässig, wie der Zuschuss den Betrag nicht übersteigt, den Ihr Mitarbeiter als Entfernungspauschale geltend machen könnte, wenn der Zuschuss nicht pauschal besteuert werden würde. Weil die nach § 3 Nr. 15 S. 1 EStG steuerfreien Leistungen das Volumen der Entfernungspauschale mindern, mindert sich auch der höchstmögliche Umfang für die Pauschalierung.