IT für die Apotheke: Wann sich Kauf, Miete oder Leasing lohnt

Kaum etwas ist kurzlebiger als die IT-Ausstattung einer Apotheke. Kein Wunder also, dass sich Apotheker immer wieder mit neuer Hard- und Software beschäftigen müssen. Obendrein ist die Investition oft kostspielig. Schnell stellt sich daher die Frage: Die IT-Ausstattung besser kaufen, mieten oder leasen?

Der Unterschied zwischen Kauf, Miete und Leasing

Neue IT-Ausstattung ist kostspielig – vor allem, da sie fast laufend ersetzt bzw. erneuert werden muss. Denn die Technik schreitet unaufhaltsam voran, und was heute noch dem Stand der Dinge entspricht, kann in einem Jahr bereits veraltet sein. Seit KI auch in Apotheken Einzug hält, gilt das umso mehr.

Kauf

Entscheiden sich Apotheker für den Kauf der IT-Ausstattung, folgt daraus zunächst ein oft erheblicher Liquiditätsabfluss. Es stellt sich deshalb als Erstes die Frage, ob die Apotheke auf diese Liquidität verzichten kann. Denn die Aufnahme von Darlehen mit hohen Zinsen macht eine Kaufentscheidung oft unrentabel. Der Kauf der IT-Ausstattung kann sich aber auch vorteilhaft auswirken:

• Zum einen gewähren viele Anbieter beim Kauf von gleich mehreren Komponenten und bei Großbestellungen Rabatte. Das schmälert die Investitionskosten. Bei geleaster oder gemieteter IT-Ausstattung würde der potenzielle Rabatt allerdings an den Leasinggeber bzw. Vermieter gehen.
• Zum anderen besteht im Fall einer Kaufentscheidung Eigentum an den einzelnen Komponenten. Damit partizipiert die Apotheke auch an einem späteren Wiederverkaufswert. Allerdings ist zu beachten, dass Hard- und Software wegen ihrer Schnelllebigkeit einem hohen Wertverlust unterliegen. Große Veräußerungserlöse lassen sich deshalb meist nicht erzielen.

Miete

Entscheidet sich die Apotheke dafür, die IT-Ausstattung zu mieten, wird die betriebliche Liquidität zunächst geschont. Anstatt den hohen Kaufpreis zu finanzieren, muss lediglich eine geringe Miete entrichtet werden. Ein weiterer Vorteil des Mietmodells im Vergleich zum Kauf ist, dass der Vermieter Eigentümer der IT-Ausstattung bleibt und dafür sorgen muss, dass die Komponenten funktionstüchtig bleiben und erforderliche Updates durchgeführt werden. Das ist bei gekaufter Hard- und Software nicht der Fall. Schmort beispielsweise eine Festplatte durch und liegt kein Garantiefall vor, muss sich der Apotheker selbst um die Erneuerung kümmern. Vor allem bei einem zeitnahen Austausch der Komponenten hat das Mieten im Vergleich zum Kaufen die Nase vorn.

Leasing

Als Mittelweg bietet sich das Leasing der IT-Ausstattung an. Die finanzielle Belastung ist dabei ähnlich wie bei einem Mietmodell zunächst gering, was sich bei einer langen Leasingdauer aber als Nachteil im Vergleich zum Kauf umkehren kann. Zudem kann es sein, dass zu Vertragsbeginn eine Leasingsonderzahlung verlangt wird. Auch diese belastet die Liquidität der Apotheke. Auch muss sich der Apotheker als Nutzer der Technik in Eigenregie um den Erhalt der Funktionstüchtigkeit der geleasten Geräte kümmern.

Es gilt, die eigenen Bedürfnisse zu kennen

Es kann nicht pauschal beantwortet werden, welches der Modelle tatsächlich "am besten" ist. Die Entscheidung hängt maßgeblich von den individuellen Vorstellungen des Apothekeninhabers sowie von der tatsächlichen (Weiter-)Entwicklung der IT ab. Aus diesem Grund sollte der Apothekeninhaber vor einer finalen Entscheidung nicht nur Angebote für alle drei Varianten einholen und diese miteinander vergleichen, sondern sich auch die folgenden Fragen stellen:

• Ist genügend freie Liquidität für einen Kauf vorhanden?
• Wie lange soll die neue IT der Apotheke voraussichtlich dienen und ist die hochgerechnete Miet-/Leasingrate für diesen Zeitraum günstiger als ein direkter Kauf der Komponenten?
• Mit welchem Wiederveräußerungswert kann später gerechnet werden?
• Soll die Funktionstüchtigkeit selbst erhalten werden (durch Wartung der Komponenten, Updates, Behebung von Systemfehlern etc.) oder soll diese Verantwortung abgegeben werden?
• Sollen technische Neuerungen schnell in die Apotheke integriert werden, um diese langfristig auf dem modernsten Stand zu halten?

Mieten und Leasen steuerlich einfach zu handhaben

Entscheidet sich der Apothekeninhaber für das Mietmodell, ist die steuerliche Einordnung einfach. Die an den Anbieter gezahlte Miete ist in voller Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig. Somit erfolgt parallel zum Liquiditätsabfluss ein Betriebsausgabenabzug in gleicher Höhe. Beim Leasingmodell gilt grundsätzlich Entsprechendes. Hier müssen leasende Apotheken aber zwei Besonderheiten beachten.

• Leasingsonderzahlungen sind zwar im Zahlungszeitpunkt abzugsfähig. Da Apotheken ihren Gewinn jedoch i. d. R. durch Bilanzierung ermitteln, müssen sie auf den Zeitraum der Nutzungsüberlassung verteilt werden.
• In Sonderfällen – z. B. bei einer überaus langen Grundvertragslaufzeit – kann das wirtschaftliche Eigentum an dem geleasten Wirtschaftsgut nicht beim Leasinggeber, sondern bei der Apotheke liegen. Die Folge: Die Apotheke muss das geleaste Wirtschaftsgut aktivieren und abschreiben.

Beim Kaufmodell steuergestaltend agieren

Wird die IT-Ausstattung gekauft, stellt sie Anlagevermögen dar. Der Kaufpreis ist zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Das sind grundsätzlich drei Jahre. Das Problem ist offensichtlich: Während der Kaufpreis die Liquidität der Apotheke sofort schmälert, kommt der Entlastungseffekt über den Betriebsausgabenabzug nur nach und nach an. Aus diesem Grund gibt es drei lukrative und praxisgerechte Ausnahmen zur Steuergestaltung:

• Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 26.02.2021 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :013) die Nutzungsdauer für Computerhardware (z. B. Computer, Notebook, Tablet, Dockingstation, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte, Tastatur, Maus, Headset, Drucker) und Software (z. B. Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung, ERP-Software, Anwendersoftware zur Prozesssteuerung oder Unternehmensverwaltung) auf ein Jahr verkürzt. Deshalb sind die hierauf entfallenden Anschaffungskosten direkt im Zeitpunkt der Anschaffung als Betriebsausgabe abzugsfähig.
• Für die künftig geplante Anschaffung neuer IT-Komponenten kann gemäß § 7g Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) bereits heute ein den Gewinn mindernder Investitionsabzugsbetrag i. H. v. 50 Prozent der erwarteten Anschaffungskosten gebildet werden. Kernvoraussetzung dafür ist, dass der Apothekengewinn des Jahres 200.000 Euro nicht übersteigt.
• Smartphones sind zwar über einen Zeitraum von fünf Jahren abzuschreiben. Es lassen sich aber unter den Voraussetzungen des § 7g Abs. 5 EStG Sonderabschreibungen von bis zu 40 Prozent geltend machen und auch die degressive Abschreibung (§ 7 Abs. 2 EStG) ist anwendbar. Und sollten die Anschaffungskosten nicht mehr als netto 800 Euro betragen, ist auch ein sofortiger Abzug der kompletten Anschaffungskosten als geringwertiges Wirtschaftsgut zulässig (§ 6 Abs. 2 S. 1 EStG).