So können Unternehmer die Privatnutzung ihres Firmenwagens widerlegen

Für betriebliche Pkw sind die Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben abzugsfähig. Weil aber die allgemeine Lebenserfahrung zeigt, dass solche Fahrzeuge auch privat genutzt werden, muss parallel eine Privatentnahme versteuert werden. Die vermeiden Sie, wenn Sie nachweisen, dass Sie den Pkw gar nicht privat genutzt haben.

Das Grundprinzip der Besteuerung von Betriebs-Pkws

Wenn sich ein Pkw in Ihrem Betriebsvermögen befindet, können Sie alle durch das Fahrzeug verursachten Kosten als Betriebsausgaben absetzen. Das gilt auch für die Kosten, die auf die private Mitbenutzung entfallen. Da Sie jedoch alle Kosten absetzen, müssen Sie parallel eine Nutzungsentnahme für die private Mitbenutzung versteuern, die den Gewinn erhöht. Diese wird regelmäßig mit der Ein-Prozent-Regelung angesetzt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 Einkommensteuergesetz [EStG]). Sie müssen also als Folge der Möglichkeit, dass Sie den Pkw auch privat nutzen können, pro Monat ein Prozent des Bruttolistenneupreises Ihres Betriebs-Pkws versteuern. Dies gilt nicht nur, wenn Sie Eigentümer sind, sondern auch, wenn Sie den Pkw gemietet oder geleast haben.

Die pauschale Besteuerung der Privatnutzung Ihres Betriebs-Pkws kann für Sie teuer werden. Bei einem Pkw mit einem Bruttolistenneupreis von 75.000 Euro sind das z. B. 750 Euro pro Monat. Wichtig zu wissen ist, dass nicht die tatsächliche Nutzung, sondern schon die Nutzungsmöglichkeit besteuert wird (Bundesfinanzhof [BFH], Urteil vom 12.06.2018, Az. VIII R 14/15). Dieses Ergebnis können Sie auf zwei Wegen verhindern: indem Sie ein Fahrtenbuch führen oder den Anscheinsbeweis für die private Mitbenutzung widerlegen.

Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch

Führen Sie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, erfolgt die Besteuerung der Privatnutzung mit den tatsächlich auf die Privatfahrten entfallenden Fahrzeugkosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG). Das kann im Vergleich zur Ein-Prozent-Regelung eine hohe Steuerersparnis bieten, hat aber einen Nachteil: Damit Ihr Fahrtenbuch anerkannt wird, muss es ordnungsgemäß sein. Das bedeutet, dass es inhaltlich so gestaltet sein muss, dass es eine leichte und einwandfreie Überprüfung sämtlicher der von Ihnen mit dem Pkw getätigten Fahrten ermöglicht. Sie müssen also alle Fahrten gesondert und in fortlaufendem Zusammenhang in geschlossener Form dokumentieren. Dabei müssen Sie Folgendes für jede betrieblich veranlasste Fahrt angeben:

Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Reiseziel mit Ort, Straße und Hausnummer (inklusive Umwegstrecken), Reisezweck sowie der Name des aufgesuchten Geschäftspartners.

Anscheinsbeweis für private Mitbenutzung erschüttern

Die allgemeine Lebenserfahrung spricht dafür, dass betriebliche Fahrzeuge, die Ihnen zu privaten Zwecken zur Verfügung stehen, auch tatsächlich privat genutzt werden ("Beweis des ersten Anscheins"). Das Finanzamt bzw. Finanzgericht darf deshalb davon ausgehen, dass eine private Nutzung stattgefunden hat (BFH, Urteil vom 04.12.2012, Az. VIII R 42/09). Dieser Beweis des ersten Anscheins kann jedoch durch einen Gegenbeweis entkräftet bzw. erschüttert werden. Dazu müssen Sie einen Sachverhalt nachweisen oder glaubhaft machen, der die ernsthafte Möglichkeit eines anderen als des der allgemeinen Lebenserfahrung entsprechenden Geschehens ergibt. Nicht erforderlich ist hingegen, dass Sie beweisen, dass keine private Nutzung des Fahrzeugs stattgefunden hat.

Merke: Die bloße Behauptung, das Fahrzeug werde nicht für Privatfahrten genutzt oder Privatfahrten würden ausschließlich mit anderen Fahrzeugen durchgeführt, reicht nicht aus, um den Anscheinsbeweis zu entkräften (BFH, Urteil vom 13.12.2011, Az. VIII B 82/11).

Mit der Frage, wie Sie den Anscheinsbeweis erschüttern, hat sich der BFH schon oft beschäftigt. Dazu ist es auf jeden Fall erforderlich, dass sich auch in Ihrem Privatvermögen Fahrzeuge befinden. Diese müssen in Status und Gebrauchswert mit Ihrem Betriebs-Pkw vergleichbar sein (BFH, Urteil vom 06.08.2013, Az. VIII R 33/11). Und auch Ihre haushaltszugehörigen Familienangehörigen (z. B. Ehegatte, volljährige Kinder) müssen über zusätzliche Fahrzeuge verfügen. Dabei gilt: Je geringer die Unterschiede ausfallen, desto leichter ist der Anscheinsbeweis zu erschüttern. Denn bei Gleichwertigkeit der Fahrzeuge ist nach Auffassung des BFH keine nachvollziehbare Veranlassung ersichtlich, für Privatfahrten das Betriebsfahrzeug zu nutzen (BFH, Urteil vom 19.05.2009, Az. VIII R 60/06). Für die Vergleichbarkeit der Fahrzeuge stellt der BFH insbesondere auf folgende Kriterien ab: Motorleistung, Hubraum, Höchstgeschwindigkeit, Ausstattung, Fahrleistung und Prestige (BFH, Urteil vom 04.12.2012, Az. VIII R 42/09).