Mit Betriebs-Pkw zum Vermittlerbetrieb: Steuerrisiko kennen und mit richtiger Strategie vermeiden

Viele Versicherungsvermittler fahren mit einem Betriebs-Pkw zum Vermittlerbetrieb. Das Problem: Die Fahrtkosten sind nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig; und weil sich die genauen Kosten schwer ermitteln lassen, erhöht das Finanzamt den Gewinn einfach um eine Pauschale. Doch es gibt gleich mehrere Strategien, wie sich die Gewinnerhöhung reduzieren oder vermeiden lässt. Zudem ist seit kurzem ein interessantes Musterverfahren beim BFH anhängig.

Fahrten zum Büro: Unterschied Unternehmer – Arbeitnehmer

Wurde ein Pkw dem Betriebsvermögen des Vermittlerbetriebs zugeordnet, dann sind sämtliche im Zusammenhang mit dem Pkw stehende Aufwendungen als Betriebsausgabe abzugsfähig (§ 4 Abs. 4 EStG). Das sind v. a. die Abschreibung des Fahrzeugs oder die Leasingraten sowie die Kosten für Reparaturen, Treibstoff, Steuern und Versicherungen.

Abwandlung: Wäre V Angestellter, könnte er nur eine Entfernungspauschale von 690 Euro als Werbungskosten geltend machen (230 Tage x 10 km x 0,30 Euro).

• Nutzt der Versicherungsvermittler das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Vermittlerbetrieb, dann sind grundsätzlich auch die auf diese Fahrten entfallenden Kosten als Betriebsausgabe zu berücksichtigen.
• Bei Angestellten ist das anders. Das liegt daran, dass Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nur die Entfernungspauschale absetzen können (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG). Und die beträgt für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte aufsucht, für jeden vollen Entfernungskilometer 0,30 Euro. Dieser Satz erhöht sich für die Jahre 2022 bis 2026 ab dem 21. Kilometer auf 0,38 Euro (ab 2026 sollen – so die Neuregelung im Referentenentwurf zum Steueränderungsgesetz 2025 – die 0,38 Euro schon ab dem ersten Kilometer gelten). Eine Möglichkeit, die tatsächlich angefallenen Kfz-Kosten anzusetzen, haben Arbeitnehmer nicht.

Gleichstellung von Unternehmern mit Arbeitnehmern

Dieses Ergebnis der deutlichen Besserstellung von Unternehmern neutralisiert § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG. Denn Aufwendungen des Vermittlers für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte dürfen den Gewinn nicht mindern. Innerhalb der Gewinnermittlung für diese Fahrten erfasste Aufwendungen rechnet das Finanzamt also wieder dem Gewinn hinzu. Weil nun der Arbeitnehmer bessergestellt wäre – er darf ja die Entfernungspauschale absetzen – ist die Entfernungspauschale entsprechend für den Versicherungsvermittler anzuwenden und führt zum Betriebsausgabenabzug.

So lautet der Grundsatz – der birgt aber ein Problem: Woher wissen der Versicherungsvermittler bzw. das Finanzamt, in welcher Höhe in den Betriebsausgaben Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte enthalten sind? Weil sich das nur durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch feststellen lässt, gibt es eine Vereinfachung. Es wird pauschal der Unterschiedsbetrag zwischen 0,03 Prozent des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs je Monat und Entfernungskilometer und der allen Arbeitnehmern zustehenden Entfernungspauschale ermittelt. Um diesen pauschal ermittelten Differenzbetrag wird dann der Gewinn des Vermittlers erhöht.

• werkseits eingebaute Sonderausstattung den Wertansatz erhöht und
• bei Nutzung eines E-Fahrzeugs der Bruttolistenneupreis nur zur Hälfte oder gar nur zu einem Viertel angesetzt wird (letzteres gilt bei Fahrzeuganschaffung ab dem 01.07.2025 und einem BLP von nicht mehr als 100.000 Euro).

Pauschalbetrag zu Lasten der Einzelfallgerechtigkeit

Die Brisanz: Weil die pauschal ermittelten nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben auf den Bruttolistenneupreis abstellen, bleibt vollkommen unberücksichtigt, wie oft der Vermittler tatsächlich zwischen Wohnung und Betriebsstätte pendelt. Egal ob es 50, 150 oder 250 Fahrten im Jahr sind, es ergeben sich bezogen auf das Beispiel 2 immer 2.700 Euro an pauschal ermittelten Kosten. Damit privilegiert die Vereinfachungsregelung die Vermittler, die überaus häufig zwischen Wohnung und Betrieb pendeln, v. a. wenn zusätzliche Mittagsheimfahrten erfolgen. Vermittler, die den Betrieb hingegen überaus selten aufsuchen, werden bestraft.

Die vier Steuersparmöglichkeiten für Unternehmer

Dieses unbillige Ergebnis lässt sich auf viererlei Art und Weise vermeiden.

Rettungsanker 1: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen

Der Vermittler führt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. In dem Fall wird von den pauschal ermittelten nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben abgesehen, weil sich durch das Fahrtenbuch in Kombination mit den Fahrzeugkosten die Aufwendungen ergeben, die tatsächlich auf die Fahrten zwischen Wohnung und Büro entfallen. Es werden (nur) die tatsächlich angefallenen Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Büro dem Gewinn hinzugerechnet – wieder abzüglich der Entfernungspauschale (FG Düsseldorf, Urteil vom 24.07.2014, Az. 11 K 1586/13, Abruf-Nr. 142661).

Rettungsanker 2: Kostendeckelung prüfen

Die pauschal ermittelten nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben sowie die den Gewinn erhöhenden Privatentnahmen für die private Nutzung des Betriebs-Pkw können die tatsächlichen Fahrzeuggesamtkosten übersteigen. Ist das der Fall, dann muss der Versicherungsvermittler einen nicht entstandenen Gewinn versteuern. Weil das zu einer ungerechtfertigten Belastung führt, gibt es die Kostendeckelung. Weißt der Versicherungsvermittler dem Finanzamt nach, dass die Gewinnerhöhung die tatsächlich angefallenen Fahrzeuggesamtkosten übersteigt, dann reduziert sich die Erhöhung auf die Fahrzeuggesamtkosten – abzüglich der Entfernungspauschale.

Rettungsanker 3: Ort der Betriebsstätte prüfen

Werden keine Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte getätigt, lässt sich § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG nicht anwenden – und eine Hinzurechnung nicht abzugsfähiger Aufwendungen unterbleibt. Die Gretchenfrage lautet also: Wann stellt das externe Büro eine Betriebsstätte des Vermittlers dar?

Grundsätzlich wird der Begriff der Betriebsstätte in § 12 AO definiert. Die dort enthaltene Definition ist jedoch nicht für § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG maßgebend (BFH, Urteil vom 16.02.2022, Az. X R 14/19, Abruf-Nr. 230348), weil der Ort der Betriebsstätte im Sinne des § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG über die Definition im Sinne des § 12 AO hinausgeht. Der Ort der Betriebsstätte ist deshalb entsprechend der Tatbestandsmerkmale für eine "erste Tätigkeitsstätte" zu bestimmen (BMF, Schreiben vom 23.12.2014, Az. IV C 6 – S 2145/10/10005 :001, Abruf-Nr. 143613). Betriebsstätte des Vermittlers ist deshalb die ortsfeste betriebliche Einrichtung, an der er seine Tätigkeit dauerhaft ausübt. Das ist klassischerweise der extern belegene Vermittlerbetrieb.

Sollten mehrere Orte den Begriff der Betriebsstätte erfüllen – z. B. weil der Vermittler mehrere Büros angemietet hat – dann ist zu unterscheiden, welche davon die "erste" Betriebsstätte ist, für welche § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG angewandt wird. Erste Betriebsstätte ist dann die, an welche der Vermittler typischerweise arbeitstäglich oder je Woche an zwei vollen Arbeitstagen oder mindestens zu einem Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden will. Es kann sich aber auch ergeben, dass überhaupt keine Betriebsstätte vorliegt. Mit der positiven Folge, dass dann § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG nicht gilt.

Rettungsanker 4: Ohne Fahrten keine nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben

Einige Versicherungsvermittler haben zwar eine Betriebsstätte – tätigen aber keine Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Warum? Weil sie von der Wohnung zunächst zu Kunden fahren, später von den Kunden ins Büro um Büroarbeiten zu erledigen, danach wieder zu Kunden und später zurück zur Wohnung. Für diese Vermittler findet § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG keine Anwendung. Denn es sind effektiv keine Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte angefallen, wie es § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG fordert.

Werden aber vereinzelt im Jahr wenige direkte Fahrten zwischen Wohnung und Büro (oder umgekehrt) durchgeführt, gilt § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG und es sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu ermitteln. Entweder nach der pauschalen 0,03-Prozent-Regelung oder durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. So entschieden hat dies das FG Köln (Urteil vom 25.01.2024, Az. 6 K 2390/22, Abschnitt II, 2. C CC, Abruf-Nr. 249743). Der Vermittler hat Revision eingelegt. Sie wird beim BFH unter dem Az. III R 18/25 geführt. Der BFH muss also entscheiden, ob das externe Büro, das oft nur für kurze Zeit aufgesucht wurde, überhaupt als erste Tätigkeitsstätte des Vermittlers einzustufen ist.