Lohnabrechnung/Arbeitgeberhaftung: Anzeigepflicht nach § 41c Abs. 4 EStG – seit 01.01.2026 zwingend elektronisch

Hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer in zu geringer Höhe einbehalten und kann er den fehlenden Betrag nicht nachträglich einbehalten, dann ist hierüber das Finanzamt zu informieren. Nur so lässt sich die Arbeitgeberhaftung umgehen. Während sich diese Anzeige bislang schriftlich stellen ließ, muss sie seit 01.01.2026 zwingend elektronisch erfolgen.

Darum geht es bei der Anzeigepflicht nach § 41c Abs. 4 EStG

Hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer in zu geringer Höhe einbehalten, ist er berechtigt, den fehlenden Betrag bei der nächstfolgenden Lohnzahlung einzubehalten (§ 41c Abs. 1 EStG). Das ist aber nicht immer möglich, z. B. weil:

• der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keinen Arbeitslohn mehr bezieht oder
• der Arbeitgeber nach Ablauf des Kalenderjahres bereits die Lohnsteuerbescheinigung übermittelt oder ausgeschrieben hat.

Damit der Steueranspruch trotzdem gesichert wird und der Arbeitgeber einer potenziellen Haftung nach § 42d EStG entgeht, muss er diesen Umstand – also den zu gering erfolgten Steuereinbehalt – unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt anzeigen (§ 41c Abs. 4 EStG). Dieses wird – wenn der Betrag mehr als zehn Euro beträgt – die zu wenig erhobene Lohnsteuer vom Arbeitnehmer nachfordern.

Das ändert sich ab dem 01.01.2026

Bisher war die Anzeige i. S. v. § 41c Abs. 4 EStG unverzüglich in Papierform zu stellen – und das unabhängig von dem Grenzbetrag von zehn Euro. Neu ist, dass das bereits durch das JStG 2024 geänderte Gesetz seit 01.01.2026 eine zwingende – wie bisher aber unverzügliche – elektronische Übermittlung vorschreibt. Hierfür wird zum 01.01.2026 ein gesondertes Formular über ELSTER bereitgestellt werden, das eine Zuordnung zum betroffenen Mitarbeiter ermöglicht. Die Umstellung auf das elektronische Verfahren soll damit der Automatisierung der Weiterverarbeitung durch die Finanzverwaltung dienen.

Den konkreten Inhalt der nunmehr elektronischen Anzeige bestimmt wie bisher R 41c.2 Abs. 2 LStR. Anzugeben sind Name, Anschrift, Geburtsdatum und ID-Nr. des Arbeitnehmers, die Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse/Faktor, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal, Frei- oder Hinzurechnungsbetrag), sowie der Anzeigegrund. Zudem sind die für die Berechnung einer Lohnsteuernachforderung erforderlichen Angaben (Höhe und Art des Arbeitslohns) zu machen – z. B. mittels eines Auszugs aus dem Lohnkonto.