Investition: IT-Ausstattung für Freiberufler – kaufen, mieten oder leasen?

Kaum etwas ist schnelllebiger als IT-Ausstattung. Kein Wunder also, dass sich Freiberufler immer wieder mit neuer Hard- und Software beschäftigen müssen. Obendrein ist das Investment oft kostspielig. Schnell stellt sich daher die Frage: Besser die IT-Ausstattung kaufen, mieten oder leasen? Dieser Artikel liefert einen Überblick über die Vor- und Nachteile und betrachtet die steuerliche Auswirkung.

1. Der Unterschied zwischen Kauf, Miete und Leasing

Neue IT-Ausstattung ist kostspielig – vor allem, weil sie fast laufend zu ersetzen bzw. zu erneuern ist. Denn die Technik schreitet unaufhaltsam voran und was heute noch dem Stand der Dinge entspricht, kann in einem Jahr bereits veraltet sein. Entscheiden sich Freiberufler für den Kauf der IT-Ausstattung, folgt daraus zunächst ein oft erheblicher Liquiditätsabfluss. Es stellt sich deshalb als Erstes die Frage, ob der Freiberufler auf diese Liquidität verzichten kann. Denn die Aufnahme zinsteurer Darlehen macht eine Kaufentscheidung oft unrentabel. Vorteilhaft kann sich der Kauf der IT-Ausstattung aber auch auswirken:

• Zum einen gewähren viele Anbieter beim Kauf von gleich mehreren Komponenten und bei Großbestellungen Rabatte. Das schmälert die Investitionskosten und bei geleaster oder gemieteter IT-Ausstattung würde der potenzielle Rabatt an den Leasinggeber bzw. Vermieter gehen.
• Zum anderen besteht im Fall einer Kaufentscheidung Eigentum an den einzelnen Komponenten. Damit partizipiert der Freiberufler auch von einem späteren Wiederverkaufswert. Allerdings ist zu beachten, dass Hard- und Software regelmäßig schnell veralten und somit einem hohen Wertverlust unterliegen. Große Veräußerungserlöse lassen sich deshalb häufig nicht erzielen.

Entscheidet sich der Freiberufler hingegen dazu, die IT-Ausstattung zu mieten, dann wird die betriebliche Liquidität zunächst geschont. Anstatt den hohen Kaufpreis zu finanzieren, muss nun lediglich eine geringe Miete entrichtet werden. Zudem bietet das Mietmodell einen weiteren Vorteil im Vergleich zum Kauf: Der Vermieter bleibt Eigentümer der IT-Ausstattung und er hat sich deshalb auch darum zu kümmern, dass die Komponenten für den Betrieb des Freiberuflers funktionstüchtig bleiben und z. B. erforderliche Updates durchgeführt werden. Bei gekaufter Hard- und Software ist das nicht der Fall. Schmort beispielsweise eine Festplatte durch und liegt kein Garantiefall vor, muss sich der Freiberufler selbst um die Erneuerung kümmern – und auch die damit in Zusammenhang stehenden Kosten tragen. Zudem hat vor allem bei einem zeitnahen Austausch der Komponenten das Mietmodell im Vergleich zur Kaufoption oft die Nase vorn.

Als Mittelweg bietet sich ein Leasing der IT-Ausstattung an. Beim Leasing ist die finanzielle Belastung ähnlich wie bei dem Mietmodell zunächst gering. Zunächst ein Vorteil, welcher sich aber bei einer langen Leasingdauer – vor allem ohne Kaufoption – später als Nachteil im Vergleich zur Kaufentscheidung umkehren kann (siehe das Beispiel oben). Es kann aber auch sein, dass gerade zum Vertragsbeginn eine Leasingsonderzahlung verlangt wird. Die belastet natürlich die Liquidität des Freiberuflers. Zudem muss sich bei geleasten Geräten der Nutzer der Technik – also der Freiberufler – in Eigenregie um den Erhalt der Funktionstüchtigkeit kümmern.

Zwischenfazit — Es kann nicht pauschal beantwortet werden, welches der Modelle tatsächlich "am besten" ist. Denn die Entscheidung hängt maßgeblich von den individuellen Vorstellungen des Freiberuflers, aber auch von der tatsächlichen (Weiter)Entwicklung der IT ab. Aus diesem Grund sollten Freiberufler vor einer finalen Entscheidung nicht nur Angebote für alle drei Varianten einholen und diese miteinander vergleichen, sondern sich auch folgende Fragen stellen:

• Ist genügend freie Liquidität für einen Kauf vorhanden?
• Wie lange soll die neue IT voraussichtlich dem Freiberufler dienen und ist bezogen auf diesen Zeitraum die hochgerechnete Miet-/Leasingrate günstiger als ein direkter Kauf der Komponenten?
• Mit welchem Wiederveräußerungswert kann später gerechnet werden?
• Soll selbst ein Erhalt der Funktionstüchtigkeit (z. B. Wartung der Komponenten, Updates, Behebung von Systemfehlern etc.) vorgenommen werden – oder soll die Verantwortung dafür abgegeben werden (hier bietet es sich natürlich auch an, direkt einen Service- und Wartungsvertrag für alle möglichen Komponenten mit einem Dienstleister abzuschließen)?
• Sollen technische Neuerungen schnell in den Betrieb des Freiberuflers integriert werden, um den Betrieb langfristig auf modernstem Stand zu halten und neue Innovationen sofort umzusetzen?

2. Die steuerlichen Unterschiede im Detail

Entscheidet sich der Freiberufler für das Mietmodell, ist die steuerliche Einordnung einfach. Die an den Anbieter gezahlte Miete ist in voller Höhe in der Gewinnermittlung als Betriebsausgabe abzugsfähig. Mit dem Liquiditätsabfluss folgt damit parallel ein Betriebsausgabenabzug in gleicher Höhe.

Beim Leasingmodell gilt grundsätzlich Entsprechendes, sodass mit dem Liquiditätsabfluss auch eine entsprechende Gewinnminderung einhergeht. Hier müssen leasende Freiberufler aber zwei Besonderheiten beachten:

• Leasingsonderzahlungen sind zwar im Zahlungszeitpunkt abzugsfähig. Sollte der Freiberufler aber seinen Gewinn durch Bilanzierung ermitteln oder die Leasingsonderzahlung bei Gewinnermittlung durch EÜR für einen Zeitraum von mehr als fünf Jahren geleistet werden (§ 11 Abs. 2 S. 3 EStG), muss sie auf den Zeitraum der Nutzungsüberlassung verteilt werden.
• In Sonderfällen – z. B. bei sehr langer oder kurzer Grundvertragslaufzeit – kann das wirtschaftliche Eigentum an dem Leasinggegenstand nicht beim Leasinggeber, sondern beim Freiberufler liegen (BMF 19.4.71, BStBl I S. 264). Die Folge: Der leasende Freiberufler muss das geleaste Wirtschaftsgut aktivieren und abschreiben, während die gezahlte Leasingrate (mit Ausnahme des Zinsanteils) erfolgsneutral behandelt wird.

3. Beim Kaufmodell steuergestaltend agieren

Wird die IT-Ausstattung gekauft, dann stellt sie Anlagevermögen dar. Der Kaufpreis ist zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Das sind grundsätzlich drei Jahre. Das Problem ist offensichtlich: Während der Kaufpreis die Liquidität des Freiberuflers sofort schmälert, kommt der Entlastungseffekt über den Betriebsausgabenabzug nur ratierlich an. Aus diesem Grund gibt es drei lukrative und praxisgerechte Ausnahmen zur Steuergestaltung:

• Das BMF (26.2.21, IV C 3 – S 2190/21/10002 :013) hat die Nutzungsdauer für Computerhardware (z. B. Computer, Notebook, Tablet, Dockingstation, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte, Tastatur, Maus, Headset, Drucker) und Software (z. B. Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung, ERP-Software, Anwendersoftware zur Prozesssteuerung oder Unternehmensverwaltung) auf ein Jahr verkürzt. Deshalb sind die hierauf entfallenen Anschaffungskosten direkt im Zeitpunkt der Anschaffung beim Freiberufler als Betriebsausgabe abzugsfähig.
• Für die künftig geplante Anschaffung neuer IT-Komponenten kann gemäß § 7g Abs. 1 EStG bereits heute ein den Gewinn mindernder Investitionsabzugsbetrag (IAB) i. H. v. 50 % der erwarteten Anschaffungskosten gebildet werden. Kernvoraussetzung dafür ist aber, dass der Gewinn des Jahres 200.000 EUR nicht übersteigt.
• Smartphones sind zwar über einen Zeitraum von fünf Jahren abzuschreiben. Es lassen sich aber unter den Voraussetzungen des § 7g Abs. 5 EStG Sonderabschreibungen von bis zu 40 % geltend machen und auch die degressive Abschreibung (§ 7 Abs. 2 EStG) ist anwendbar. Und sollten die Anschaffungskosten nicht mehr als netto 800 EUR betragen, dann ist auch ein sofortiger Abzug der kompletten Anschaffungskosten als geringwertiges Wirtschaftsgut zulässig (§ 6 Abs. 2 S. 1 EStG).