Generalverdacht für Geschäftsführer: Fahrtenbuch wird Pflicht

Viele GmbH-Geschäftsführer nutzen Firmenwagen im Alltag. Steuerlich kann das jedoch schnell kompliziert werden – vor allem, wenn nicht klar dokumentiert ist, welche Fahrten privat oder geschäftlich erfolgen. In diesem Artikel greifen wir auf, wie das aktuelle BFH-Urteil die Anforderungen an die Nutzung von Firmenwagen verschärft und welche steuerlichen Aspekte Geschäftsführer dabei beachten sollten.

Nach der Entscheidung vom 12. März 2026 (Az. I B 17/24) reicht ein schriftliches Verbot der privaten Nutzung künftig nicht mehr aus. Gesellschafter-Geschäftsführer müssen im Zweifel nachweisen können, dass Firmenfahrzeuge tatsächlich ausschließlich betrieblich genutzt werden.

Der BFH begründet dies mit der besonderen Stellung von Gesellschafter-Geschäftsführern. Wer gleichzeitig Geschäftsführer und Anteilseigner ist, hat Zugriff auf das Unternehmensvermögen. Deshalb geht das Gericht grundsätzlich davon aus, dass ein verfügbares Firmenfahrzeug auch privat genutzt werden könnte. Ein Verbot nur auf dem Papier genügt daher nicht.

Im entschiedenen Fall hatte ein alleiniger Geschäftsführer Zugang zu mehreren hochwertigen Firmenwagen. Die private Nutzung war zwar per Gesellschafterbeschluss untersagt, ein Fahrtenbuch oder eine andere Dokumentation gab es jedoch nicht. Das Finanzamt unterstellte deshalb eine private Nutzung und schätzte diese mit 25 Prozent der Fahrzeugkosten. Dieser Vorteil wurde als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet. Der BFH bestätigte diese Einschätzung.

Eine solche Einstufung kann steuerlich teuer werden. Für die GmbH sind die entsprechenden Kosten dann keine Betriebsausgaben mehr, was zu Nachzahlungen bei Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer führen kann. Beim Gesellschafter wird der Vorteil außerdem als Kapitalertrag und nicht als Arbeitslohn behandelt.

Das Urteil zeigt erneut, dass die Finanzverwaltung Sachbezüge von Gesellschafter-Geschäftsführern genau prüft. Gerade bei Firmenwagen wird eine saubere und vollständige Dokumentation immer wichtiger. Ohne entsprechende Nachweise steigt das Risiko, dass eine private Nutzung unterstellt und als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt wird.

Firmenwagen steuerlich sinnvoll nutzen

Ein Firmenwagen kann für Geschäftsführer und Unternehmer steuerlich attraktiv sein, wenn die Nutzung richtig gestaltet wird. Entscheidend ist zunächst die Wahl der passenden Versteuerungsmethode. In vielen Fällen kommt die sogenannte 1-Prozent-Regelung in Betracht. Dabei wird monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert. Diese Methode ist einfach und ohne großen Dokumentationsaufwand möglich. Besonders bei Fahrzeugen mit vielen privaten Fahrten kann sie steuerlich vorteilhaft sein.

Alternativ kann ein Fahrtenbuch sinnvoll sein. Hier werden alle betrieblichen und privaten Fahrten genau dokumentiert. Der zu versteuernde Privatanteil richtet sich dann nach dem tatsächlichen Nutzungsverhältnis. Wer das Fahrzeug überwiegend geschäftlich nutzt, kann dadurch häufig Steuern sparen. Wichtig ist jedoch, dass das Fahrtenbuch vollständig, zeitnah und nachvollziehbar geführt wird, da das Finanzamt hier sehr genau prüft.

Für Gesellschafter-Geschäftsführer ist außerdem eine klare vertragliche Regelung wichtig. Die Nutzung des Firmenwagens sollte im Geschäftsführervertrag oder in einem Gesellschafterbeschluss eindeutig festgelegt sein. Zudem empfiehlt sich eine saubere Dokumentation der Nutzung. So lässt sich vermeiden, dass das Finanzamt eine private Nutzung unterstellt oder den Vorteil als verdeckte Gewinnausschüttung einstuft. Richtig gestaltet kann ein Firmenwagen daher weiterhin ein sinnvoller und steuerlich interessanter Bestandteil der Vergütung sein.