Essensgutscheine im Job: So bleibt die Steuer gering

Im Rahmen von Lohnsteuerprüfungen des Finanzamts richtet der Prüfer oftmals einen strengen Blick auf die Gestellung arbeitstäglicher Mahlzeiten durch den Arbeitgeber. Einer Verfügung können nun Antworten auf häufige Praxisfragen und Streitpunkte entnommen werden. Hier die interessantesten Antworten für die Beratungspraxis.

Grundsätze zur Gestellung arbeitstäglicher Mahlzeiten

Gewährt ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten arbeitstäglich unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten in Form von Essensmarken, so ist der lohnsteuerliche geldwerte Vorteil für diese Sachbezüge nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR mit dem amtlichen Sachbezug zu bewerten. Diese Regelung greift, wenn

• tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeiten im lohnsteuerlichen Sinn zu sehen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen geeignet sind.
• für jede Mahlzeit lediglich eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird,
• der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezug einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigt und
• die Essensmarke nicht an Arbeitnehmer abgegeben wird, die im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit unterwegs sind.

Trotz dieser eigentlich überschaubaren Voraussetzungen gibt es in der Praxis immer noch offene Fragen.

Frage: Greifen die Grundsätze zur Ermittlung des geldwerten Vorteils auch, wenn Teilzeitkräften oder Mitarbeitern im Homeoffice arbeitstäglich Mahlzeiten vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt gewährt werden?

Antwort: Ja, auch für Beschäftigte, die im Homeoffice arbeiten oder für Teilzeitbeschäftigte mit einer Arbeitszeit von nicht mehr als sechs Stunden, für die eigentlich keine Pause vorgesehen ist, gelten lohnsteuerlich die Regelungen zum Sachbezug.

Frage: Was gilt lohnsteuerlich, wenn der Arbeitnehmer einen "gemischten" Beleg einreicht? Will heißen: Der Arbeitnehmer reicht bei seinem Arbeitgeber einen Beleg ein und dieser Beleg enthält neben der Mahlzeit noch erworbene Produkte, die nicht Teil der Mahlzeit sind.

Antwort: Es steht der Bewertung des geldwerten Vorteils auch bei gemischten Belegen nichts entgegen. Wichtig ist nur, dass der Arbeitnehmer die Kosten für die Mahlzeit gegenüber seinem Arbeitgeber geltend macht und dass aus dem Beleg eindeutig der Wert für die Mahlzeit hervorgeht.

Frage: Mehrere Arbeitnehmer gehen gemeinsam Mittagessen und reichen ihrem Arbeitgeber dafür einen Sammelbeleg ein, auf dem alle Mahlzeiten aufgeführt sind. Ist das lohnsteuerlich zulässig?

Antwort: In diesem Fall scheitert die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezug nicht. Voraussetzung ist jedoch, dass auf dem Sammelbeleg vermerkt wird, welche Mahlzeit dem jeweiligen Mitarbeiter zuzuordnen ist.

Frage: Ein Arbeitnehmer ist an einem Tag in seiner ersten Tätigkeitsstätte und auch auswärts bei Kunden tätig. Was gilt hier für die Sachbezugswert-Regelung für Mahlzeiten?

Antwort: Zwar sieht R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR vor, dass die Essensmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben. Dennoch kann im geschilderten Fall eine Bewertung des geldwerten Vorteils mit dem Sachbezugswert in Betracht kommen. Und zwar unter der Voraussetzung, dass der Arbeitgeber darauf achtet, dass für diesen Tag kein zusätzlicher Anspruch auf die steuerfreie Verpflegungspauschale gewährt wird.

Frage: Ein Arbeitnehmer hat mehrere Arbeitgeber. Arbeitgeber 1 spendiert ein Mittagessen, Arbeitgeber 2 ein Abendessen. Gilt die Sachbezugsregelung zweimal pro Tag?

Antwort: Ja. Da sich die Gestellung arbeitstäglicher Mahlzeiten am jeweiligen Dienstverhältnis orientiert, bestehen keine Bedenken, dass mehrere Arbeitgeber an einem Tag verschiedene Mahlzeiten gewähren. Für jeden Arbeitgeber greift die Bewertung mit dem Sachbezugswert.

Frage: In meinem Unternehmen sind Hunderte von Arbeitnehmern tätig. Wie sollen die Voraussetzungen für die Sachbezugsbewertung für jeden einzelnen Arbeitnehmer nachgewiesen werden?

Antwort: Selbst die Finanzverwaltung geht hier davon aus, dass eine Einzelkontrolle bei einer größeren Anzahl an Arbeitnehmern unzumutbar erscheint. Es müssen jedoch die einzelnen Belege zum jeweiligen Lohnkonto genommen werden und es wird erwartet, dass Stichprobenkontrollen für einzelne Mitarbeiter vorgenommen werden. Diese Stichprobenkontrollen sollten schriftlich fixiert, aufbewahrt und dem Lohnsteuerprüfer im Zweifel als Nachweis vorgelegt werden.

Frage: Die Arbeitnehmer unseres Unternehmens dürfen sich ihre Mahlzeiten aus einem Essensautomaten holen. Die Fragen, die sich hier für uns lohnsteuerlich aufdrängen: Handelt es sich hier um eine Fremdkantine, obwohl der Essensautomat Eigentum des Arbeitgebers ist? Nach welchen Kriterien soll qualifiziert werden, ob der Arbeitnehmer sich aus dem Automaten ein Frühstück oder ein Mittagessen herausgenommen hat?

Antwort: Zahlt der Arbeitnehmer zunächst selbst und der Arbeitgeber leistet Zuzahlungen, liegt die Gewährung einer Mahlzeit vor. Wie diese einzelnen Fragen, die sich durch die Mahlzeitengewährung mittels eines Essensautomaten zu beantworten sind, wird aktuell in der Finanzverwaltung geklärt. Anfragen oder Anrufungsauskünfte zu Essensautomaten bezüglich der Anwendung der Sachbezugsregelungen werden deshalb zurzeit von den Finanzämtern zurückgestellt bzw. nicht beantwortet. Hier sollte auch darauf geachtet werden, dass abweichende Festsetzungen nach einer Lohnsteuerprüfung nicht bestandkräftig werden.