Erheblich gestiegene Spritpreise: Wann Sie tatsächliche Kfz-Kosten absetzen können

Spritpreise von über zwei Euro pro Liter werfen bei vielen Steuerzahlern die berechtigte Frage auf, ob und unter welchen Bedingungen man anstelle der unauskömmlichen Kilometerpauschalen die tatsächlichen Kilometerkosten steuerlich geltend machen kann.

Der Grundsatz: Kein Abzug der tatsächlichen Aufwendungen

Zunächst die schlechte Nachricht: Sprit- und Treibstoffkosten zählen zu den Kosten Ihrer privaten Lebensführung, weshalb das Finanzamt grundsätzlich einen Abzug versagt (§ 12 Nr. 1 EStG). Damit Sie die Aufwendungen doch absetzen können, müssen die den Kosten zugrunde liegenden Fahrten folglich beruflicher oder betrieblicher Natur sein (§ 4 Abs. 4 bzw. § 9 Abs. 1 S. 1 EStG). Doch auch unter dieser Voraussetzung akzeptiert das Finanzamt oft keinen Abzug der tatsächlich entstandenen Aufwendungen, sondern nur einen Abzug über pauschalierte Kilometersätze. Ein klassisches Beispiel: Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden je Entfernungskilometer nur 0,38 Euro anerkannt.

Die zahlreichen Ausnahmen

Und nun die gute Nachricht: In zahlreichen Konstellationen ist es möglich, die tatsächlich entstandenen Kosten für betrieblich oder beruflich bedingte Fahrten mit dem privaten Kraftfahrzeug steuerlich geltend zu machen. Zwar besteht für viele dieser Fahrten die Option, stattdessen Kilometerpauschalen anzusetzen, die in der Regel bei 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer liegen. An diese Pauschalen sind Sie aber nicht gebunden. Sie können alternativ die real entstandenen Kosten pro Kilometer detailliert nachweisen und entsprechend absetzen. In der praktischen Anwendung betrifft dieses Nachweisverfahren insbesondere folgende Fahrten:

1. Fahrten eines Arbeitnehmers im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4a S. 1 EStG (z. B. Fahrten zu Baustellen, Kunden, Mandanten, Fortbildungen etc.).
2. Die erste und letzte Fahrt im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung anlässlich der Wohnungswechsel (R 9.11 Abs. 6 Nr. 1 LStR).
3. Fahrten zu einem Vermietungsobjekt, sofern es sich bei dem Objekt nicht um Ihre erste Tätigkeitsstätte handelt (§ 9 Abs. 1 S. 1 EStG).
4. Fahrten eines behinderten Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, wenn der Grad der Behinderung mindestens 70 beträgt. Diese Sonderregelung gilt zudem auch bei einem Grad der Behinderung von mindestens 50, wenn eine erhebliche Beeinträchtigung der Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr festgestellt wurde (§ 9 Abs. 2 S. 3 EStG).
5. Fahrtkosten im Rahmen der erstmaligen Berufsausbildung/eines Erststudiums, sofern es sich nicht um Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte handelt (§ 10 Abs. 1 Nr. 7 i. V. m. § 9 EStG).
6. Fahrten eines Unternehmers mit dem privaten Pkw zu Geschäftspartnern, Kunden, Mandanten usw. (R 4.12 Abs. 2 EStR). Der besondere Vorteil: Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, dann können Sie aus den tatsächlichen Fahrzeugkosten auch einen anteiligen Vorsteuerabzug geltend machen. Das ist bei der Kilometerpauschale von 0,30 Euro nicht zulässig.

Abwandlung: Der Arbeitnehmer hat dem Finanzamt die tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten mit je Kilometer 0,50 Euro nachgewiesen.

So ermitteln Sie die tatsächlichen Fahrzeugkosten

Möchten Sie für entsprechende Fahrten anstelle des pauschalen Kilometersatzes von 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer die tatsächlichen Kilometerkosten steuermindernd geltend machen, erfordert das eine dreistufige Ermittlung.

Schritt 1: Gesamtkosten des Fahrzeugs ermitteln

Als erstes stellen Sie für einen Zeitraum von zwölf Monaten die Gesamtkosten des Fahrzeugs zusammen. Dazu addieren Sie sämtliche innerhalb dieser zwölf Monate angefallenen Fahrzeugkosten (z. B. Treibstoff, Versicherung, Steuern, Reparaturen, Garagenkosten, Inspektion/TÜV, Pflege- und Reinigung, Öl, Scheibenwischwasser, Zinsen für einen Kredit zur Finanzierung usw.). Vergessen Sie dabei nicht die hohe linear zu berechnende Abschreibung des Fahrzeugs (Neuwagen: Verteilung der Anschaffungskosten auf eine Nutzungsdauer von sechs Jahren; Gebrauchtwagen: Restnutzungsdauer schätzen). Zudem sind auch Leasingraten in die Gesamtkosten einzubeziehen. Nicht zu berücksichtigen sind hingegen Aufwendungen infolge von Verkehrsunfällen, Park‑ und Mautgebühren, Verwarnungs‑, Ordnungs‑ und Bußgelder.

Schritt 2: Gesamtfahrleistung dokumentieren

Im zweiten Schritt dokumentieren Sie die Gesamtfahrleistung für genau diesen Zeitraum, für den Sie die Fahrzeugkosten ermittelt haben (z. B. Kilometerstand 31.12. abzüglich Kilometerstand 01.01.).

Schritt 3: Gesamtkosten durch Gesamtfahrleistung teilen

Die in Schritt 1 errechneten Gesamtkosten teilen Sie in Schritt 3 durch die in Schritt 2 ermittelte Fahrleistung. Das Ergebnis sind Ihre tatsächlichen Fahrzeugkosten je Kilometer. Diesen Kilometersatz wenden Sie nun auf die entsprechenden Fahrten an (z. B. für Fahrten einer Auswärtstätigkeit).

Der anfängliche Aufwand mag beträchtlich sein, er wird sich aber auf lange Sicht auszahlen. Sobald Sie die tatsächlichen Fahrzeugkosten pro Kilometer einmal berechnet haben, können Sie den daraus resultierenden Kilometersatz so lange anwenden, wie sich die Rahmenbedingungen nicht wesentlich ändern. Dadurch ist es möglich, den Kilometersatz auch in den Folgejahren ohne erneute Berechnung steuerlich geltend zu machen. Eine erneute Ermittlung der Kosten wird in der Regel erst dann erforderlich, wenn wesentliche Veränderungen eintreten. Zum Beispiel durch den Wegfall der Abschreibung, das Ende eines Leasingvertrags oder einen Fahrzeugwechsel.

(Teil)Schätzung der tatsächlichen Kosten möglich

Die Ermittlung der tatsächlichen Kosten eines Fahrzeugs gestaltet sich oft weniger schwierig hinsichtlich der Fahrleistung, da diese in der Regel rückwirkend durch Fahrzeugrechnungen sowie TÜV-Bescheinigungen nachvollziehbar ist. Problematisch wird es jedoch bei der Bestimmung der Gesamtkosten. Während feste Kostenbestandteile wie Abschreibungen, Steuern und Versicherungen üblicherweise bekannt sind, bereitet die Erfassung der variablen Kosten, insbesondere derjenigen für Treibstoff, häufig Schwierigkeiten.

Falls diese Kosten nicht ausreichend dokumentiert wurden, besteht aber die Möglichkeit, die Treibstoffkosten gemäß § 162 AO durch eine Schätzung zu vereinfachen. Dabei ist allerdings stets von den ungünstigsten Rahmenbedingungen auszugehen (BFH, Urteil vom 07.04.1992). Das bedeutet konkret: Sollten Sie weder in der Lage noch bereit dazu sein, die Treibstoffkosten mittels Tankbelegen nachzuweisen, ist es zulässig, eine Schätzung basierend auf der Fahrleistung vorzunehmen. Diese Schätzung kann unter Berücksichtigung des minimalen Kraftstoffverbrauchs lt. Herstellerangaben sowie des durchschnittlichen Benzinpreises erfolgen.

Für Fahrzeuge im Betriebsvermögen gelten andere Regeln

Die Situation ändert sich grundlegend, sobald das von Ihnen genutzte Fahrzeug nicht Ihrem Privatvermögen, sondern Ihrem Betriebsvermögen zugeordnet ist. Dies kann der Fall sein, wenn das Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird oder es einer GmbH gehört.

Der Grund: Wird das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zugeordnet, können sämtliche durch den Betrieb des Fahrzeugs entstehenden Kosten, einschließlich der gestiegenen Treibstoffpreise, als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Zusätzlich ist unter den Voraussetzungen des § 15 UStG ein Vorsteuerabzug möglich.

Zwar müssen Sie die private Mitbenutzung des Fahrzeugs als eine Ihren Gewinn erhöhende Entnahme versteuern. Jedoch erfolgt die Besteuerung dieser Entnahme in der Regel nach der pauschalen Ein-Prozent-Regelung gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG. Und weil der Bruttolistenneupreis des Fahrzeugs auch bei gestiegenen Treibstoffkosten unverändert bleibt, ändert sich an der Höhe der privaten Nutzungsentnahme nichts. Gleichzeitig profitieren Sie aber aufgrund der gestiegenen Treibstoffkosten von einem höheren Betriebsausgabenabzug. Der Effekt: Durch die Kombination der Ihren Gewinn erhöhenden Entnahmepauschale mit dem Abzug tatsächlicher Fahrzeugkosten lassen sich effektiv auch die auf die private Mitnutzung entfallenden höheren Treibstoffkosten absetzen.

Abwandlung: 2026 sind die Fahrzeugkosten infolge gestiegener Spritpreise auf 10.000 Euro gestiegen. Die Fahrzeugnutzung hat sich im Vergleich zu 2025 nicht geändert.

Bei einem Dienstwagen wird der Arbeitgeber belastet

Im Falle der Bereitstellung eines Dienstwagens durch den Arbeitgeber gelten ähnliche Regelungen wie bei einem Fahrzeug, das zum Betriebsvermögen gehört. Stellt Ihr Arbeitgeber Ihnen einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, übernimmt er in der Regel die laufenden Unterhaltskosten. Dazu zählen insbesondere die Ausgaben für Kraftstoff. Der auf die private Nutzung entfallende Anteil muss von Ihnen aber lediglich nach der Ein-Prozent-Regelung versteuert werden. Dadurch bleiben Sie von etwaigen Preissteigerungen, insbesondere bei Treibstoffkosten, unberührt. Diese Kosten fallen ausschließlich dem Arbeitgeber zur Last, der sie einschließlich Vorsteuerabzug als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen kann.