Bewirtungsaufwendungen, Trinkgelder und Eigenbelege: Neues BMF-Schreiben zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass — ein Update

Mit Schreiben vom 19.11.25 (IV C 6 - S 2145/00026/005/033) nimmt das BMF erneut Stellung zur steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 i. V. m. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG. Kernpunkte sind die geforderten Nachweise einer Bewirtung.

1. Ausgangsfragen

Schon vor über 20 Jahren sollte ein Bierdeckel für die Erstellung einer "vereinfachten" Steuererklärung ausreichen. Reicht nach dem neuen BMF-Schreiben ein Bierdeckel mit Strichen aus der örtlichen Eckkneipe wenigstens als Nachweis für steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemachte Bewirtungsaufwendungen aus? Und wie ist in einem solchen Fall das gezahlte Trinkgeld zu berücksichtigen? Hätte der Wirt dieser kleinen Eckkneipe nicht bereits eine E-Rechnung übermitteln müssen?

2. Unterschiedliche Belegarten

Nach dem BMF-Schreiben gibt es unterschiedliche Nachweise für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen. Die gravierende Änderung betrifft die seit dem 1.1.25 eingeführte verpflichtende E-Rechnung i. S. d. § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG im inländischen, nicht umsatzsteuerbefreiten B2B-Geschäft für Umsätze über der umsatzsteuerlichen Kleinbetragsgrenze von 250 EUR (zu beachten ist hierbei auch die Regelung für Rechnungen umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer, die Rechnungen als "sonstige Rechnung" ausstellen können [§ 34a UStDV]). Für den Rechnungsaussteller können hier jedoch unter bestimmten Voraussetzungen Übergangsregelungen bis spätestens Ende 2027 gelten. In Abgrenzung zu einer elektronischen sonstigen Rechnung ist bei der E-Rechnung der elektronisch zu übermittelnde strukturierte Datenteil maßgeblich.

Nach Ansicht des BMF kann in der Gastronomie anstelle einer ggf. erforderlichen E-Rechnung im B2B-Geschäft zunächst ein Beleg als sonstige Rechnung wie bisher als Papierbeleg oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Im Nachgang ist die ausgestellte sonstige Rechnung dann durch eine E-Rechnung zu berichtigen. Das neue BMF-Schreiben unterscheidet ferner (die im Wesentlichen gegenüber dem vorherigen BMF-Schreiben gleich gebliebenen) Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (Rn. 3 – 8) und an Rechnungen über 250 EUR (Rn. 9 – 12).

Da es derzeit in Deutschland noch keine Registrierkassenpflicht gibt und ggf. kein maschineller Bewirtungsbeleg (oder eine E-Rechnung) bei der Bewirtung bis 250 EUR ausgestellt wird oder es sich ggf. um eine Bewirtung im Ausland handelt, kann als Nachweis der Bewirtungsaufwendungen auch ein "Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg" gelten. Der Bierdeckel wäre dann in Kombination mit einer vom Bewirtungsbetrieb auszustellenden Rechnung und dem erstellten Eigenbeleg als Nachweis möglich. Allein erfüllt er die für einen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1a S. 1 und S. 2 UStG für Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass) notwendigen Voraussetzungen einer sonstigen Rechnung i. S. d. § 14 UStG hingegen nicht.

Merke: Nach dem Wortlaut des am 5.5.25 unterzeichneten Koalitionsvertrags "Verantwortung für Deutschland" ist die Einführung einer Registrierkassenpflicht ab 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 100 TEUR vorgesehen (vgl. Rn. 1921). Insoweit würde es zukünftig dann in fast jedem inländischen Bewirtungsbetrieb einen mittels eines elektronischen Aufzeichnungssystems erstellten Bewirtungsbeleg geben.

3. Elektronisches Aufzeichnungssystem und Belegausgabepflicht

Wird ein Bewirtungsumsatz mittels technischer Hilfsmittel abgerechnet, hat der Rechnungsaussteller die gesetzlichen Einzelaufzeichnungspflichten des § 146a Abs. 1 S. 1 AO zu beachten. Die daher artikelgenau zu führenden Aufzeichnungen sind auch Voraussetzung für den Bewirtungsbeleg (Rn. 6 des BMF-Schreibens). Für die Anerkennung der Bewirtungsaufwendungen bei der bewirteten Person werden Bezeichnungen wie "Menü 1" oder "Tagesgericht 2" weiterhin nicht beanstandet, jedoch sollte der Belegaussteller seinerseits prüfen, inwieweit hier kein Verstoß gegen § 146a Abs. 1 S. 1 AO vorliegt.

Viel interessanter ist aber die Frage, was ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eAS) ist und welches mit einer zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (zTSE, oft auch nur als TSE bezeichnet) abzusichern ist. Hier fehlt es an klaren gesetzlichen Definitionen, auch wenn sich in den Verwaltungsvorschriften (AEAO zu § 146 etc.) entsprechende Fundstellen dazu finden lassen bzw. sich insoweit eine Teilmenge aus den für die Anwendung der GoBD maßgeblichen DV-Systemen ergibt. Das BMF hat bei der Frage, welches eAS mit einer zTSE abzusichern ist, auf die geänderte KassenSichV redaktionell reagiert und verweist in Rn. 13 nunmehr auf solche eAS i. S. d. § 146a Abs. 1 i. V. m. § 1 Abs. 1 S. 1 KassenSichV. Bei genauerer Betrachtung müsste der Verweis jedoch auf § 146a Abs. 1 S. 2 und 3, Abs. 3 S. 1 Nr. 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 S. 1, Abs. 2 S. 1 KassenSichV erfolgen, da es neben elektronischen oder computergestützten Kassensystemen und Registrierkassen noch weitere eAS gibt, für die sich die Frage einer möglicherweise erforderlichen Absicherung durch eine zTSE stellt (in der Fachliteratur sind z. B. vereinzelt Fundstellen zu finden, nach denen elektronisch geführte Kassenbücher mit einer zTSE abzusichern sind).

Werden aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge nach § 146a Abs. 1 S. 1 AO erfasst, besteht stets eine Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO). Auch hinsichtlich der Belegausgabepflicht ist im Koalitionsvertrag 2025 (s. o.) eine entsprechende Aussage zu finden (Rn. 1921): "Wir schaffen die Bonpflicht ab." Die seit 2020 geltende Belegausgabepflicht ist jedoch ein elementarer Bestandteil des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen aus dem Jahr 2016. Denn nur wenn ein Geschäftsvorfall (oder anderer Vorgang; Definition und Beispiele in Tz. 1.10 und 1.11 des AEAO zu § 146a) tatsächlich in das eAS eingegeben und durch einen ausgabepflichtigen Beleg für jedermann ersichtlich dokumentiert wird, kann die Eingabe im eAS auch durch eine zTSE abgesichert und vor nachträglichen Veränderungen geschützt werden.

4. Absicherung des Bewirtungsbelegs durch eine zTSE

Bereits seit 2021 gilt, dass ein Betriebsausgabenabzug für einen mithilfe eines eAS ausgestellten Bewirtungsbeleg zum Nachweis der Bewirtung nur möglich ist, wenn die elektronisch aufgezeichneten Kassendaten durch eine zTSE auch tatsächlich abgesichert wurden. Ein entsprechend erstellter Bewirtungsbeleg muss daher neben den Vorgaben nach dem UStG auch die nach § 6 KassenSichV erforderlichen Angaben (Seriennummern des eAS und der zTSE, Vorgangsbeginn und -ende, Transaktionsnummer, Signaturzähler, Prüfwert etc.) enthalten.

Der bewirtete Steuerpflichtige sollte sich daher vom Vorhandensein einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des eAS oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls überzeugen, damit die Bewirtungskosten ggf. steuerlich anerkannt werden können. In dem BMF-Schreiben wird dazu ausgeführt, dass der Steuerpflichtige nur bei Vorliegen dieser Mindestangaben darauf vertrauen kann, dass der erteilte Bewirtungsbeleg maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet wurde.

Merke: Seit 2024 müssen auf dem ausgabepflichtigen Beleg stets zwei Seriennummern ausgewiesen werden (vgl. Art. 2 i. V. m. Art. 3 Abs. 2 der 1. Verordnung zur Änderung der KassenSichV vom 30.7.21): die Seriennummer des eAS und die der zTSE. Zuvor reichte die Angabe einer der beiden Seriennummern aus.

Die nach § 6 KassenSichV erforderlichen zTSE-Angaben können statt für jedermann lesbar auch codiert in einem QR-Code auf dem Beleg ausgegeben werden. Das hat zur Folge, dass sich der Steuerpflichtige oder spätestens die mit der Buchung des Belegs betraute Person davon überzeugen, dass mindestens einer der auf dem Beleg ausgewiesenen QR-Codes die erforderlichen zTSE-Angaben und keine anderen codierten Informationen, wie z. B. Links zu Internetseiten, Werbung oder Gutscheine, enthält. Ein QR-Code kann oftmals schon mit den Kamera-Apps gängiger Smartphones decodiert und eingesehen oder mithilfe von Prüf-Apps, die in den App-Stores verfügbar sind, verifiziert werden.

Fehlen die erforderlichen zTSE-Angaben auf dem mit einem eAS i. S. d. § 146a Abs. 1 S. 2 und 3, Abs. 3 S. 1 Nr. 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 S. 1, Abs. 2 S. 1 KassenSichV erstellten Bewirtungsbeleg, könnte dies auch durch einen Ausfall einer grundsätzlich im Bewirtungsbetrieb vorhandenen zTSE begründet sein. Der Betriebsausgabenabzug ist in diesen Fällen unter der Voraussetzung möglich, dass der Ausfall der zTSE auf dem Beleg eindeutig kenntlich gemacht wurde, z. B. mit dem Hinweis "TSE ausgefallen". Der Ausfall einer zTSE muss schnellstmöglich behoben werden. Die Ausfallzeiten sind zu dokumentieren und Teil einer gelebten Verfahrensdokumentation. Wird die Bewirtung erst Tage später mittels Rechnung, die nicht mithilfe eines eAS i. S. d. § 146a Abs. 1 S. 2 und 3, Abs. 3 S. 1 Nr. 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 S. 1, Abs. 2 S. 1 KassenSichV erstellt wurde und nach Rechnungszugang unbar bezahlt wird (Ausweis der Zahlungsart auf der Rechnung; ansonsten ist der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung beizufügen), kann auf die zTSE-Angaben verzichtet werden.

5. Trinkgelder

Bewirtung und Trinkgelder sind eng miteinander verbunden und stets auch ein emotionales Thema, wenn bei Nachschauen oder steuerlichen Außenprüfungen im Rahmen der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung hierzu Rückfragen gestellt oder Feststellungen getroffen werden. Grundsätzlich können Trinkgelder und Garderobenentgelte wie Bewirtungskosten steuerlich berücksichtigt werden. Auch sie sind nachzuweisen. Laut BMF kann der Nachweis u. a. durch das Quittieren des Trinkgelds auf der Rechnung erfolgen. Das Trinkgeld kann auch auf dem maschinell erstellten Bewirtungsbeleg ausgewiesen werden.

Da sich aus dem Gesetzestext nicht eindeutig herleiten lässt, wie eine Einzelaufzeichnung nach § 146 Abs. 1 S. 1 bzw. § 146a Abs. 1 S. 1 AO genau zu erfolgen hat, lohnt sich ein Blick in die Verwaltungsanweisungen und die dortigen Beispiele. Diese zeigen, welche Geschäftsvorfälle und sonstigen Vorgänge mittels eAS aufgezeichnet und von einer zTSE abgesichert werden müssen. Dort ist das Trinkgeld aufgeführt, ebenso wie in der DSFinV-K (u. a. unter Geschäftsvorfalltypen).

Zwischenzeitlich hat das BMF (3.3.25, IV D 1 - S 0062/00117/001/007, BStBl I 25, 643) den AEAO zu § 146a Nr. 1.10 dahin gehend geändert, dass dort "Trinkgeld (Unternehmer, Arbeitnehmer)" durch "Unternehmer-Trinkgeld" ersetzt wurde. Somit entspricht diese Änderung auch der aktuellen Version 2.4 der DSFinV-K sowie den in der vorherigen Version 2.3 enthaltenen Ausführungen zum Geschäftsvorfalltyp "Trinkgeld".

Trotz der Änderungen sollten zur Stärkung der Beweiskraft von Kassenaufzeichnungen aber auch weiterhin sämtliche Trinkgelder aufgezeichnet werden. Das handschriftliche Quittieren eines Trinkgelds am Tisch wird immer aufwendiger sein als ein entsprechender Tastendruck in einem an die Betriebsabläufe angepassten eAS. Auch kommt es nicht zu den unterschiedlichsten Umgangs- und Erfassungsarten von Trinkgeldern im laufenden Betrieb, insbesondere nicht in den Fällen, in denen Trinkgelder zunächst zusammen mit dem Rechnungsbetrag unbar gezahlt werden und die Mitarbeiter das Trinkgeld anschließend jeweils in bar aus der Kasse nehmen (dadurch wird die Kassensturzfähigkeit gefährdet, beispielsweise im Rahmen einer unangekündigten Kassen-Nachschau). Bei jedem Geschäftsvorfall wird ein Beleg ausgestellt, der stets die steuerrechtlichen Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg erfüllt. Diese Vorgehensweise bietet auch einen Mehrwert hinsichtlich der Kasseneinzeldaten, die ohne nachträgliche Kontrollen und Umbuchungen für Zwecke der Finanzbuchhaltung, Voranmeldungen und Steuererklärungen übernommen werden können.

Merke: Trinkgelder, die dem Unternehmer selbst zugewendet werden, unterliegen hinsichtlich der Umsatzsteuer bzw. der anzuwendenden Umsatzsteuersätze den Regelungen der Hauptleistung. Bei einem ermäßigten Steuersatz für Speisen in der Gastronomie ab 2026 betrifft die Aufteilung somit auch die umsatzsteuerpflichtigen Trinkgelder, die dem Unternehmer gezahlt werden. Die eingesetzten eAS müssen entsprechend programmiert werden, damit in den Rechnungen der richtige Umsatzsteuerausweis erfolgt.

6. Die E-Rechnung als Bewirtungsbeleg

Eine Rechnung über eine Bewirtung kann auch elektronisch übermittelt werden, als E-Rechnung i. S. d. § 14 Abs. 1 S. 3 und S. 6 UStG (z. B. auch in den Formaten ZUGFeRD oder X-Rechnung) oder als sonstige Rechnung i. S. d. § 14 Abs. 1 S. 4 UStG in einem anderen elektronischen Format (z. B. als einfache PDF- oder Bilddatei sowie den nach der KassenSichV vorgesehenen Formen einer – anstatt eines Papierbelegs – vorgesehenen digitalen Belegausgabe zur Erfüllung der Belegausgabepflicht). Wird ein Bewirtungsbeleg in Form einer E-Rechnung mithilfe eines eAS i. S. d. § 146a Abs. 1 S. 2 und 3, Abs. 3 S. 1 Nr. 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 S. 1 KassenSichV ausgestellt, muss die E-Rechnung auch die erforderlichen Angaben nach § 6 KassenSichV enthalten.

Das neue BMF-Schreiben berücksichtigt nun auch die elektronischen Formate einer Bewirtungsrechnung. Die geforderten schriftlichen Angaben (Eigenbeleg) als Nachweis für die Bewirtung können u. a. auch in digitaler Form auf dem visualisierten Dokument der E-Rechnung angebracht werden. Der strukturierte Datensatz bleibt in diesen Fällen aber weiterhin unverändert aufbewahrungspflichtig. Andernfalls ist der Eigenbeleg mit einem Verweis auf dem Dokument auf die elektronische Rechnung zu versehen.

In der Praxis wird es zukünftig oftmals so sein, dass mit Ende der Bewirtung bei Direktzahlung zunächst ein "klassischer" Bewirtungsbeleg auf Papier ausgegeben, zeitnah um die erforderlichen Angaben für den Nachweis der Bewirtung ergänzt und dann erst im Nachgang und auf Aufforderung (der Gastronom kennt u. U. weder den Gast noch den geschäftlichen Anlass der Bewirtung bzw. die E-Mailadresse für Zwecke einer elektronischen Übermittlung) durch eine E-Rechnung berichtigt wird. In diesen Fällen sollte der Papiernachweis i. V. m. dem Verweis auf den später empfangenen strukturierten Datenteil der E-Rechnung als Nachweis dienen.

7. Der Bewirtungsbeleg im Fokus der Finanzbehörde

Der Bewirtungsbeleg als Beleg für geltend gemachte steuerliche Aufwendungen wird auch von der Finanzbehörde aus verschiedenen Perspektiven abgeprüft. Im ersten Schritt geht es zunächst immer um den Nachweis einer betrieblichen Veranlassung dem Grunde nach (§ 4 Abs. 4 EStG), z. B. wenn Kindergerichte mit abgerechnet werden oder die Bewirtung zu besonderen Zeiten wie dem Geburtstag eines Kindes oder Ehegatten erfolgte. Neben der Frage der Anerkennung eines anteiligen Betriebsausgabenabzugs (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG) und ggf. eines Vorsteuerabzugs (§ 15 Abs. 1a S. 1 und S. 2 UStG) sowie der Angemessenheit der Bewirtungsaufwendungen, dient der Bewirtungsbeleg auch oftmals für Schlüssigkeitsprüfungen anderer steuerlicher Sachverhalte, z. B. wenn der Unternehmer gleichzeitig ein Geschäftsessen in Stadt A. und laut Fahrtenbuch einen Termin in der über 300 Kilometer entfernten Stadt B. hat.

Darüber hinaus kann der Bewirtungsbeleg selbst zur Kontrollmitteilung werden. Ein falsch ausgestellter oder unrichtiger Beleg erfüllt bereits die Tatbestandsvoraussetzungen des § 379 Abs. 1 Nr. 1 oder Nr. 3 AO. Etwaige Auffälligkeiten in einem Bewirtungsbeleg können der Grund für eine Kassen-Nachschau bei dem Bewirtungsbetrieb sein.

Fazit: Damit sind neben den Mandanten als mögliche Empfänger von Bewirtungsbelegen nicht nur die Gastronomen samt der mit den in den Bewirtungsbetrieben mit Abrechnungen betrauten Mitarbeitern selbst über die sich geänderten Anforderungen zu informieren und zu sensibilisieren, sondern auch die mit der laufenden Buchführung betrauten Personen. Etwaige Papierbewirtungsbelege ohne eingehende Überprüfung "einfach 70/30 wegzubuchen", ist nicht mehr zeitgemäß.