Betriebsausgaben: IT-Ausstattung für die Arztpraxis – kaufen, mieten oder leasen?

Kaum etwas ist kurzlebiger als die IT-Ausstattung der Praxis. Kein Wunder also, dass sich Ärzte immer wieder mit neuer Hard- und Software beschäftigen müssen. Obendrein ist das Investment oft kostspielig. Schnell stellt sich daher die Frage: Besser die IT-Ausstattung kaufen, mieten oder leasen? Dieser Artikel liefert einen Überblick über die Vor- und Nachteile und betrachtet die steuerliche Auswirkung.

Der Unterschied zwischen Kauf, Miete und Leasing

Neue IT-Ausstattung ist kostspielig – vor allem, weil sie fast laufend zu ersetzen bzw. zu erneuern ist. Denn die Technik schreitet unaufhaltsam voran, und was heute noch dem Stand der Dinge entspricht, kann in einem Jahr bereits veraltet sein – seit KI auch Einzug in Arztpraxen hält, gilt das umso mehr.

Kauf

Entscheiden sich Ärzte für den Kauf der IT-Ausstattung, folgt daraus zunächst ein oft erheblicher Liquiditätsabfluss. Es stellt sich deshalb als erstes die Frage, ob die Praxis auf diese Liquidität verzichten kann. Denn die Aufnahme zinsteurer Darlehen macht eine Kaufentscheidung oft unrentabel. Vorteilhaft kann sich der Kauf der IT-Ausstattung aber auch auswirken:

• Zum einen gewähren viele Anbieter beim Kauf von gleich mehreren Komponenten und Großbestellungen Rabatte. Das schmälert die Investitionskosten und bei geleaster oder gemieteter IT-Ausstattung würde der potenzielle Rabatt an den Leasinggeber bzw. Vermieter gehen.
  
• Zum anderen besteht im Falle einer Kaufentscheidung Eigentum an den einzelnen Komponenten. Damit partizipiert die Arztpraxis auch von einem späteren Wiederverkaufswert. Allerdings ist zu beachten, dass Hard- und Software wegen ihrer Schnelllebigkeit einem hohen Wertverlust unterliegen. Große Veräußerungserlöse lassen sich deshalb meist nicht erzielen.

Miete

Entscheidet sich die Arztpraxis dafür, die IT-Ausstattung zu mieten, dann wird die betriebliche Liquidität zunächst geschont. Anstatt den hohen Kaufpreis zu finanzieren, muss nun lediglich eine geringe Miete entrichtet werden. Zudem bietet das Mietmodell einen weiteren Vorteil im Vergleich zum Kauf: Der Vermieter bleibt Eigentümer der IT-Ausstattung und er hat sich deshalb auch darum zu kümmern, dass die Komponenten funktionstüchtig bleiben und z. B. erforderliche Updates durchgeführt werden – das ist bei gekaufter Hard- und Software nicht der Fall. Schmort beispielsweise eine Festplatte durch und liegt kein Garantiefall vor, muss sich der Arzt selbst um die Erneuerung kümmern. Zudem hat vor allem bei einem zeitnahen Austausch der Komponenten das Mieten im Vergleich zum Kaufen die Nase vorn:

Rechenbeispiel

Der Kaufpreis für neue Hardware-Komponenten beträgt 10.000 Euro. Ein Anbieter würde diese auch für eine monatliche Miete von 500 Euro vermieten.

Leasing

Als Mittelweg bietet sich ein Leasing der IT-Ausstattung an. Beim Leasing ist die finanzielle Belastung ähnlich wie bei einem Mietmodell zunächst gering – was sich bei einer langen Leasingdauer aber als Nachteil im Vergleich zur Kaufentscheidung umkehren kann. Es kann zudem sein, dass zum Vertragsbeginn eine Leasingsonderzahlung verlangt wird. Die belastet ebenfalls die Liquidität der Praxis. Zudem muss sich bei geleasten Geräten der Nutzer der Technik – also der Arzt – in Eigenregie um den Erhalt der Funktionstüchtigkeit kümmern.

Es gilt, die eigenen Bedürfnisse zu kennen

Es kann nicht pauschal beantwortet werden, welches der Modelle tatsächlich "am besten" ist. Denn die Entscheidung hängt maßgeblich von den individuellen Vorstellungen des Praxisinhabers, aber auch von der tatsächlichen (Weiter)-Entwicklung der IT ab.

Aus diesem Grund sollte der Praxisinhaber vor einer finalen Entscheidung nicht nur Angebote für alle drei Varianten einholen und diese miteinander vergleichen, sondern sich auch folgende Fragen stellen:

• Ist genügend freie Liquidität für einen Kauf vorhanden?
• Wie lange soll die neue IT voraussichtlich der Praxis dienen und ist bezogen auf diesen Zeitraum die hochgerechnete Miet-/Leasingrate günstiger als ein direkter Kauf der Komponenten?
• Mit welchem Wiederveräußerungswert kann später gerechnet werden?
• Soll selbst ein Erhalt der Funktionstüchtigkeit (z. B. Wartung der Komponenten, Updates, Behebung von Systemfehlern etc.) vorgenommen werden – oder wird die Verantwortung dafür abgegeben?
• Sollen technische Neuerungen schnell in die Arztpraxis integriert werden, um die Praxis langfristig auf modernstem Stand zu halten?

Mieten und Leasen steuerlich einfach zu handhaben

Entscheidet sich der Praxisinhaber für das Mietmodell, dann ist die steuerliche Einordnung einfach. Hintergrund ist, dass die an den Anbieter gezahlte Miete in voller Höhe in der Gewinnermittlung als Betriebsausgabe abzugsfähig ist. Mit dem Liquiditätsabfluss folgt damit parallel ein Betriebsausgabenabzug in gleicher Höhe. Beim Leasingmodell gilt grundsätzlich Entsprechendes. Hier müssen leasende Arztpraxen aber zwei Besonderheiten beachten:

1. Leasingsonderzahlungen sind zwar im Zahlungszeitpunkt abzugsfähig. Sollte die Arztpraxis aber ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln oder die Leasingsonderzahlung bei Gewinnermittlung durch EÜR für einen Zeitraum von mehr als 5 Jahren geleistet werden (§ 11 Abs. 2 S. 3 EStG), muss sie auf den Zeitraum der Nutzungsüberlassung verteilt werden.
2. In Sonderfällen – z. B. bei überaus langer Grundvertragslaufzeit – kann das wirtschaftliche Eigentum an dem geleasten Wirtschaftsgut nicht beim Leasinggeber, sondern bei der Arztpraxis liegen. Die Folge: Die leasende Arztpraxis muss das geleaste Wirtschaftsgut aktivieren und abschreiben.

Beim Kaufmodell steuergestaltend agieren

Wird die IT-Ausstattung gekauft, dann stellt sie Anlagevermögen dar. Der Kaufpreis ist zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Das sind grundsätzlich drei Jahre. Das Problem ist offensichtlich: Während der Kaufpreis die Liquidität der Arztpraxis sofort schmälert, kommt der Entlastungseffekt über den Betriebsausgabenabzug nur nach und nach an. Aus diesem Grund gibt es drei lukrative und praxisgerechte Ausnahmen zur Steuergestaltung:

• Das BMF hat mit Schreiben vom 26.02.2021 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :013) die Nutzungsdauer für Computerhardware (z. B. Computer, Notebook, Tablet, Dockingstation, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte, Tastatur, Maus, Headset, Drucker) und Software (z. B. Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung, ERP-Software, Anwendersoftware zur Prozesssteuerung oder Unternehmensverwaltung) auf 1 Jahr verkürzt. Deshalb sind die hierauf entfallenen Anschaffungskosten direkt im Zeitpunkt der Anschaffung als Betriebsausgabe abzugsfähig.
• Für die künftig geplante Anschaffung neuer IT-Komponenten kann gemäß § 7g Abs. 1 EStG bereits heute ein den Gewinn mindernder Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 50 Prozent der erwarteten Anschaffungskosten gebildet werden. Kernvoraussetzung dafür ist, dass der Praxisgewinn des Jahres 200.000 Euro nicht übersteigt.
• Smartphones sind zwar über einen Zeitraum von fünf Jahren abzuschreiben. Es lassen sich aber unter den Voraussetzungen des § 7g Abs. 5 EStG Sonderabschreibungen von bis zu 40 Prozent geltend machen und auch die degressive Abschreibung (§ 7 Abs. 2 EStG) ist anwendbar. Und sollten die Anschaffungskosten nicht mehr als netto 800 Euro betragen, dann ist auch ein sofortiger Abzug der kompletten Anschaffungskosten als geringwertiges Wirtschaftsgut zulässig (§ 6 Abs. 2 S. 1 EStG).