Auswärtstätigkeit: Bei der Einkommensteuer nur Verpflegungspauschalen, bei der Umsatzsteuer Vorsteuer aus tatsächlichen Kosten

Unternehmer können ihre Verpflegungskosten auf „Dienstreisen“ bei der Einkommensteuer nur über Verpflegungspauschalen absetzen. Was vielen nicht bekannt ist: Aus ordnungsgemäßen Rechnungen über eigene Verpflegungskosten lässt sich der Vorsteuerabzug herausholen.

Einkommensteuer

Verpflegt sich ein Unternehmer während einer ein- oder mehrtägigen Auswärtstätigkeit, kann er nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten als Betriebsausgaben absetzen, sondern nur die dafür vorgesehenen Pauschalen, die im Inland 14 EUR bei einer mehr als achtstündigen Abwesenheit sowie an An- und Abreisetagen betragen oder 28 EUR an Zwischentagen mehrtägiger Reisen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 i. V. mit § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz [EStG]). Für Dienstreisen ins Ausland setzt das Bundesfinanzministerium länderspezifische Pauschalen fest.

Umsatzsteuer

Wer als Unternehmer Verpflegungsleistungen anlässlich einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit bezieht, kann für die in einer ordnungsgemäßen Rechnung gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuerbeträge den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen – und zwar in voller Höhe, ohne Begrenzung auf die einkommensteuerlich nur eingeschränkten Verpflegungspauschalen. Ein Abzug wäre nur ausgeschlossen, wenn die Verpflegungskosten nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessen hoch sind.

Merke: Wichtig ist, dass der Unternehmer Leistungsempfänger der Verpflegungsleistungen ist und die auf ihn ausgestellte Rechnung die Voraussetzungen des § 14 Umsatzsteuergesetz erfüllt. Für Aufwendungen bis zu 250 EUR (Kleinbetragsrechnung) gelten Rechnungsvereinfachungen. Aufzupassen ist auf eine korrekte Aufteilung der mit 7 % (i. d. R. für Speisen) und 19 % (i. d. R. Getränke) belegten Leistungen. Ohne (über eine Rechnung) nachgewiesene tatsächliche Verpflegungskosten bleibt es einkommensteuerlich beim Abzug der Verpflegungspauschalen, aus denen es umsatzsteuerlich keinen Vorsteuerabzug gibt.

Bewirtung von Geschäftsfreunden

Wird auf einer Auswärtstätigkeit ein Kunde zum Essen eingeladen, können nur 70 % der Aufwendungen als Betriebsausgabe abgesetzt werden – den Vorsteuerabzug gibt es auf die gesamten Aufwendungen. Auch hier kann der Unternehmer bei der Einkommensteuer seine Verpflegungspauschale absetzen (sofern er die zeitlichen Vorgaben erfüllt).