Arbeitszeiterfassung: Was der neue Entwurf für Arbeitgeber bedeutet

Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten bereits heute erfassen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind zu dokumentieren. Eine ausdrückliche Regelung im Arbeitszeitgesetz gibt es bislang nicht. Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18. Juni 2026 soll diese Lücke schließen.

Der Entwurf gilt noch nicht. Weder das Kabinett hat ihn beschlossen noch hat ein Gesetzgebungsverfahren begonnen. Unternehmen sollten daher unterscheiden: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits. Die zusätzlichen Vorgaben aus dem Entwurf könnten später hinzukommen.

Die Arbeitszeit muss schon heute dokumentiert werden

Die Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz und gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer. Das eingesetzte Verfahren muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Das Bundesarbeitsgericht schreibt keine bestimmte Technik vor. Elektronische Systeme, Tabellenkalkulationen oder andere geeignete Verfahren kommen daher grundsätzlich infrage.

Arbeitgeber können Beschäftigte oder Führungskräfte mit der Erfassung beauftragen. Sie bleiben aber dafür verantwortlich, dass die Angaben vollständig und richtig vorliegen. Auch Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Sie befreit jedoch nicht davon, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu dokumentieren.

Elektronische Erfassung soll zum Standard werden

Nach dem Entwurf sollen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich noch am selben Tag elektronisch aufzeichnen. Die Erfassung darf weiterhin delegiert werden, die Verantwortung verbleibt aber beim Arbeitgeber.

Beschäftigte sollen ihre Aufzeichnungen einsehen und eine Kopie verlangen können. Die Daten müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Vertrauensarbeitszeit soll der Arbeitgeber außerdem erkennen können, ob Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten verletzt werden. Technische Warnhinweise oder geeignete Kontrollprozesse können dabei helfen.

Für die elektronische Form sind Übergangszeiten vorgesehen

Der Entwurf sieht Erleichterungen für die elektronische Erfassung vor. Im ersten Jahr nach Inkrafttreten müssten Arbeitgeber die Arbeitszeit noch nicht elektronisch dokumentieren. Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten hätten zwei Jahre Zeit, Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre. Unternehmen mit bis zu zehn Beschäftigten und Privathaushalte könnten dauerhaft von der elektronischen Erfassung ausgenommen sein.

Tarifverträge sollen weitergehende Abweichungen ermöglichen, etwa bei Form und Zeitpunkt der Aufzeichnung. Auch diese Regeln gelten aber erst, wenn der Gesetzgeber den Entwurf beschließt. Die vorgesehenen Übergangsfristen betreffen nur die elektronische Form. Die bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bleibt davon unberührt.

Jetzt den eigenen Stand prüfen

Ein Referentenentwurf verpflichtet Arbeitgeber noch nicht dazu, sofort ein neues System einzuführen. Sinnvoll ist dennoch eine Bestandsaufnahme: Welche Zeiten werden bereits erfasst? Wie lassen sich mobile Arbeit und Vertrauensarbeitszeit abbilden? Und wer reagiert, wenn Hinweise auf Verstöße gegen Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten auftreten?

Beziehen Sie dabei bestehende Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge ein. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems regelmäßig mit.