Warum Einwurf-Einschreiben bei Fristsachen nicht ausreichen

Private Willenserklärungen und behördliche Verwaltungsakte, die bestimmte Rechtsfolgen auslösen sollen, werden nur wirksam, wenn sie dem Empfänger tatsächlich zugegangen sind (§ 130 Abs. 1 S. 1 BGB).

Zur Problemlage

Schriftliche Willenserklärungen müssen also in den Machtbereich des Empfängers gelangt sein.

Im privaten Bereich ist die Schriftform zwingend bei der Kündigung oder Aufhebung eines Arbeitsvertrags durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer (§ 623 BGB), beim Abschluss befristeter Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG), bei der Kündigung eines Mietvertrags (§ 568 BGB) durch Vermieter oder Mieter, bei Mietverträgen über Räume und Grundstücke mit einer Mietzeit von mehr als einem Jahr (§§ 550, 578 BGB), bei Bürgschaftsversprechen eines Nichtkaufmanns (§ 766 BGB) sowie bei Teilzeit-Wohnrechteverträgen (§ 484 BGB).

Andere private Willenserklärungen sind grundsätzlich formfrei, bedürfen aber der Schriftform, soweit sie vereinbart oder zur Beweissicherung freiwillig verwendet wird, etwa für Anfechtungen, Rücktrittserklärungen, Mahnungen, Fristsetzungen, Vertragsangebote und Vertragsannahmen. Auch solche Erklärungen lösen die gewünschten Folgen rechtlich nur aus, wenn sie tatsächlich dem Empfänger zugegangen sind.

Im öffentlichen Bereich ist die Schriftform zwingend für den Einspruch gegen einen Steuerbescheid, einen gleichgestellten Bescheid oder einen sonstigen Verwaltungsakt des FA, etwa eine Prüfungsanordnung, einen Haftungsbescheid oder ein Auskunftsersuchen (§ 347 AO). Sie gilt ebenso für den Widerspruch gegen einen Verwaltungsakt anderer Behörden (§ 70 VwGO, § 3a Abs. 3 VwVfG) sowie für die Klageerhebung bei einem FG (§§ 64, 52a FGO), einem Zivilgericht (§§ 253, 130a ZPO) und einem Verwaltungsgericht (§§ 81, 55a VwGO).

Diese Willenserklärungen können auch in elektronischer Form, etwa per E-Mail oder bei Steuerbescheiden über ELSTER, oder zur Niederschrift abgegeben werden.

Bei Maßnahmen der Finanzverwaltung ist die Schriftform oder elektronische Bekanntgabe vorgeschrieben für Steuerbescheide und gleichgestellte Bescheide, Feststellungsbescheide, Zinsbescheide, Steuermessbescheide, Haftungsbescheide, Investitionszulagenbescheide, Prüfungsanordnungen, verbindliche Zusagen, Anrufungsauskünfte bei der Lohnsteuer und Einspruchsentscheidungen. Andere Verwaltungsakte, etwa Stundung, Erlass, Billigkeitsentscheidung oder Auskunftsersuchen, können zwar formfrei ergehen, müssen aber auf Verlangen schriftlich bestätigt werden (§ 119 Abs. 2 S. 2 AO).

In allen genannten Fällen hat der jeweilige Absender, also der Bürger oder die Behörde, zu beweisen, dass das Schriftstück oder der Verwaltungsakt dem Empfänger tatsächlich zugegangen ist, wenn er hieraus für sich vorteilhafte Rechtsfolgen ziehen will. Das betrifft beispielsweise die Rechtzeitigkeit einer Kündigung oder eines Einspruchs sowie das Wirksamwerden eines Steuerbescheids oder Verwaltungsakts.

In diesem Beitrag wird erläutert, wie der Nachweis des tatsächlichen Zugangs und erforderlichenfalls des genauen Zeitpunkts erbracht werden kann.

Zugangsnachweis bei schriftlich empfangsbedürftigen Erklärungen

Zustellung durch Gerichtsvollzieher (§ 192 ff. ZPO)

Jeder kann einen Gerichtsvollzieher mit der Zustellung privater rechtlich bedeutsamer Schreiben beauftragen und ihm das Schreiben im Original mit den erforderlichen Abschriften übergeben (§ 193 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 ZPO). Dieser übergibt das Schreiben dem Empfänger persönlich. Verweigert der Empfänger unberechtigt die Annahme, wird das Schriftstück dort hinterlassen, was als Zustellung gilt.

Wird der Empfänger nicht persönlich angetroffen, übergibt der Gerichtsvollzieher das Schreiben einem Familienangehörigen im Haushalt oder einem Betriebsangehörigen am Geschäftssitz. Dies steht einer Übergabe an den Schuldner selbst gleich. Ist auch dies nicht möglich, erfolgt die Zustellung durch Briefkasteneinwurf als Ersatzzustellung. Der Zugang wird dann zu dem Zeitpunkt fingiert, zu dem nach dem üblichen Verlauf mit Entnahme und Kenntnisnahme des Empfängers zu rechnen ist. Der Gerichtsvollzieher kann stattdessen auch die Post mit der Zustellung beauftragen (§ 194 ZPO), die dann die Zustellungsurkunde an den Gerichtsvollzieher zurückleitet.

Nachweis des Zugangs: Der Gerichtsvollzieher erstellt eine Urkunde unter Angabe des Datums, der Uhrzeit, der Zustellung und der Art der Zustellung, also etwa persönliche Übergabe, Ersatzzustellung an Dritte, Einwurf in den Briefkasten oder Niederlegung. Mit dieser öffentlichen Urkunde wird der vollwertige Beweis für den Zugang und dessen Zeitpunkt erbracht.

Der Absender kann das Schreiben auch als elektronisches Dokument an den Gerichtsvollzieher auf einem sicheren Übermittlungsweg übermitteln (§ 193 Abs. 1 S. 2 Nr. 2, § 130a ZPO). Dieser fertigt hiervon die für die Zustellung als Schriftstück erforderlichen Ausdrucke selbst und vermerkt darauf den Zeitpunkt des Eingangs und den Übermittlungsweg. Anschließend erfolgt entweder eine Papierzustellung oder eine elektronische Zustellung, wenn eine elektronische Zustelladresse bekannt ist. Der Gerichtsvollzieher verbindet die automatisierte Eingangsbestätigung mit dem zuzustellenden elektronischen Dokument und übermittelt dieses einheitliche elektronische Dokument dem Auftraggeber weiter. Damit ist der Zugangsnachweis bei elektronischer Zustellung technisch und formell abgesichert.

Die vom Absender zunächst zu tragenden Kosten betragen zwischen 10 EUR und 25 EUR, abhängig vom Aufwand und Umfang der Unterlagen. Diese Zustellung empfiehlt sich bei allen wichtigen Erklärungen, etwa Kündigung, Rücktritt, Anfechtung, Mahnung und Fristsetzung, da der Zugang später im Streitfall sicher nachgewiesen werden kann.

Zustellung von Bescheiden durch das FA

Auch Behörden wie das FA können den Weg der förmlichen Zustellung wählen, um den tatsächlichen Zugang sicher nachzuweisen. Dies erfolgt bei Steuerbescheiden etwa in Fällen, in denen der Steuerpflichtige wiederholt behauptet hat, er habe Bescheide nicht erhalten. Die Zustellung erfolgt dann nach § 122 Abs. 5 AO i. V. m. § 2 Abs. 2 VwZG etwa durch einen Postdienstleister oder durch einen Bediensteten des FA.

Bekanntgabe durch persönliche Übergabe

Der Absender oder ein von ihm Beauftragter übergibt das Schriftstück dem Empfänger persönlich gegen schriftliche Empfangsbestätigung, am besten auf einer Kopie des Schriftstücks, auf der Datum und Uhrzeit vermerkt werden. Die Empfangsbestätigung muss durch den Empfänger persönlich unterschrieben sein. Die Unterschrift eines Haushaltsangehörigen beweist nicht den Zugang beim Empfänger. Mit der Empfangsbestätigung auf der Kopie wird auch der Inhalt des Schreibens bewiesen.

Zustellung durch Einwurf in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers

Zum Machtbereich des Empfängers, in den die Willenserklärung gelangen muss, zählt auch der häusliche oder geschäftliche Briefkasten beziehungsweise das Postfach. Der Zugang ist zeitlich dann erfolgt, wenn der Empfänger unter normalen Umständen die Möglichkeit hat, das Schreiben zur Kenntnis zu nehmen. Bei Einwurf um Mitternacht kann die Kenntnisnahme und damit der Zugang erst am nächsten Vormittag erwartet werden.

Der Absender muss aber beweisen können, dass er das Schreiben mit dem von ihm behaupteten Inhalt zu einem bestimmten Zeitpunkt in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen hat. Hierzu muss er einen Zeugen hinzuziehen, der im Streitfall nicht nur den Einwurf, sondern auch den Inhalt des rechtlich bedeutsamen Schreibens bestätigen kann. Dennoch besteht die Gefahr, dass das Gericht den Aussagen des Zeugen nicht glaubt. Dann ist der Nachweis des Zugangs nicht erbracht.

Zugangsnachweis bei Postübermittlung im privaten Bereich

Einfache Postsendung

Werden private Willenserklärungen per Post durch Einwurf in den Postbriefkasten versandt, kann der Empfänger einfach behaupten, er habe das Schreiben nicht erhalten. Ein Gegenbeweis ist dann für den Absender kaum möglich. Auch wenn der Absender beweisen kann, dass er das Schriftstück abgesandt hat, etwa durch einen Postbriefkasteneinwurf unter Zeugen, ist damit der tatsächliche Zugang nicht bewiesen. Es besteht eine hohe Unsicherheit, insbesondere bei rechtlich bedeutsamen Erklärungen wie Kündigungen, bei denen es auf den genauen Zeitpunkt des Zugangs ankommen kann.

Einwurf-Einschreiben bei der Post

Gewöhnlich wird ein rechtlich relevantes Schreiben durch Einwurf-Einschreiben bei der Post abgesandt in der Annahme, damit sei der Zugang beim Empfänger sichergestellt.

Dies ist jedoch nicht der Fall, wie das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 7.5.2026 zeigt. In dem Streitfall hatte der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer wegen zahlreicher längerer Krankheitsausfälle mehrfach vergeblich zur Teilnahme an einem betrieblichen Eingliederungsmanagement aufgefordert. Nachdem der Arbeitnehmer der letzten mit Einwurf-Einschreiben abgeschickten Einladung nicht gefolgt war, erhielt er die Kündigung. Im Kündigungsschutzprozess machte er geltend, die Kündigung sei trotz seiner Krankheitsausfälle sozial nicht gerechtfertigt, zumal er das letzte Einladungsschreiben zum betrieblichen Eingliederungsmanagement nicht erhalten habe.

Der Ausgang des Rechtsstreits hing entscheidend davon ab, ob die Einladung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement durch tatsächlichen Zugang wirksam geworden war. Der Kläger behauptete, diese Einladung nicht erhalten zu haben. Der Arbeitgeber meinte, den Zugang durch den Einlieferungsbeleg samt der Sendungsverfolgung und dem Auslieferungsbeleg bewiesen zu haben. Dieser lautete: „Empfangsbestätigung: Ich habe die o. g. Sendung dem Empfangsberechtigten übergeben bzw. das Einschreiben per Einwurf in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt.“

Die Zustellung von Einwurf-Einschreiben läuft nach Darstellung des BAG wie folgt ab: Der Absender erhält bei Abgabe in der Poststelle einen Einlieferungsbeleg mit Sendungsnummer. Am Zustellort überzeugt sich der Zusteller anhand des Schriftstücks und des Hausbriefkastens von der Namensidentität des Empfängers. Dann scannt er die Einlieferungsnummer des Einschreibens mit seinem Scanner. Die Einlieferungsnummer wird durch das Scannen im Scannersystem hinterlegt. Sodann unterschreibt er auf dem Eingabefeld des Scanners und dokumentiert so diesen Vorgang. Das Datum wird automatisch im System hinterlegt. Der Zusteller beendet den Systemvorgang im Scanner und wirft den Brief anschließend in den Hausbriefkasten. Die Daten werden sofort vom Scanner in das Trackingsystem der Deutschen Post AG übertragen.

Hierzu hat das BAG entschieden, dass bei einem Einwurf-Einschreiben aufgrund des aktuell von der Post praktizierten Scan-Verfahrens entgegen dem früheren Peel-off-Label-Verfahren kein Anscheinsbeweis dafür besteht, dass es beim Empfänger tatsächlich zugegangen ist. Entscheidend ist, dass der Zusteller regelkonform den auf dem Scanner-Eingabefeld vorgegebenen Text unterschreibt und den Vorgang beendet, bevor er die Sendung in den Briefkasten einlegt. Damit wird der Auslieferungsbeleg zu einem Zeitpunkt generiert, zu dem noch kein Zugang stattgefunden hat.

Ein solcher Auslieferungsbeleg beweist allenfalls, dass ein entsprechender Vorgang unmittelbar bevorsteht. Es ist denkbar, dass der Zusteller nach der Unterschrift auf dem Scan-Gerät noch aufgehalten oder abgelenkt wird und es nicht zu der bereits bestätigten Zustellung beim zutreffenden Empfänger kommt.

Der Zugangsnachweis kann allenfalls durch Zeugenaussage des Zustellers erbracht werden, der sich i. d. R. aber wie im Streitfall nicht an den einzelnen Vorgang erinnern kann.

Einschreiben mit Rückschein

Bei dieser Form der Postübermittlung quittiert der Empfänger den Erhalt mit seiner Unterschrift auf dem Rückschein, sofern er angetroffen wird. Der unterschriebene Rückschein ist eine Privaturkunde, die den vollen Beweis für den Erhalt des Schriftstücks am angegebenen Datum darstellt. Wird der Empfänger nicht angetroffen, hinterlässt der Postzusteller lediglich eine Benachrichtigung im Briefkasten des Adressaten. Der Zugang ist dann erst mit Abholung bei der Post erfolgt. Erfolgt diese nicht, liegt auch kein Zugang vor.

Probleme hinsichtlich des Inhalts der Willenserklärung

Auch wenn der fristgerechte tatsächliche Zugang der Willenserklärung beim Empfänger feststeht, kann dieser im Streitfall behaupten, das ihm bekanntgegebene Schreiben habe einen anderen Inhalt als den vom Absender behaupteten, etwa es habe gar keine Kündigung enthalten.

Der Absender muss nicht nur den Zugang, sondern auch den Inhalt seiner Willenserklärung beweisen. Das Gericht wird die Aussage des Absenders über den Inhalt beispielsweise für glaubwürdig halten, wenn dieser eine Kopie des Schreibens vorlegt oder Zeugen beibringt, die den Versand dokumentiert beziehungsweise den Inhalt und das Eintüten beobachtet haben. Bei Zustellung durch den Gerichtsvollzieher kann diese Situation nicht auftreten, da dieser die Zustellung auf dem zuzustellenden Schriftstück oder einer damit verbundenen Anlage beurkundet.

Fazit für die Abgabe privater Willenserklärungen

Ein sicherer Nachweis von Zugang, Zeitpunkt und Inhalt ist meist nur durch Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher möglich. Dies ist jedoch kostenpflichtig.

Bei Einwurf-Einschreiben und Einschreiben mit wegen Abwesenheit nicht vom Empfänger unterschriebenem Rückschein ist nicht gewährleistet, dass ein tatsächlicher und gegebenenfalls fristgerechter Zugang bewiesen werden kann.

Zugangsprobleme im Zusammenhang mit Steuerbescheiden und Einsprüchen

Die Bekanntgabe von Steuerbescheiden und Verwaltungsakten des FA

Auch ein Steuerbescheid beziehungsweise Verwaltungsakt des FA muss gemäß § 122 Abs. 1 S. 1 AO dem davon Betroffenen bekannt gegeben werden, also in dessen Machtbereich gelangen. Hierzu bestimmt § 122 Abs. 2 AO, dass ein durch die Post im Inland übermittelter schriftlicher Verwaltungsakt ab 2025 am vierten Tag, vorher am dritten Tag, nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben gilt. Dies gilt auch dann, wenn der Bescheid tatsächlich früher zugeht, bei Versand an ein Postfach oder wenn der Empfänger den Briefkasten nicht leert, etwa wegen Urlaub oder Krankheit. Von diesem fiktiven Zugangstag hängt dann der Beginn der Einspruchsfrist ab.

Zu beachten ist allerdings die Fristverschiebung des § 108 Abs. 3 AO: Fällt das Ende der Vier-Tages-Frist auf einen Samstag, Sonntag oder auch regionalen gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich der Bekanntgabetag auf den nächstfolgenden Werktag.

Wird der Empfänger vor Ablauf der vier Tage telefonisch darüber informiert, dass der zur Post gegebene Bescheid nicht bekannt gegeben werden soll, greift die Fiktion trotz tatsächlichen Zugangs nicht, da das FA dann keinen Willen zur Bekanntgabe hat.

Bei Bekanntgabe über elektronischen Datenabruf gemäß § 122a AO wird die Bekanntgabe am vierten Tag nach Absendung der elektronischen Benachrichtigung fingiert. Im Zweifel muss die Behörde den Zugang der Benachrichtigung nachweisen. Anderenfalls gilt der Tag des tatsächlichen Abrufs.

FA muss Zeitpunkt der Aufgabe zur Post beweisen

Die Zugangsfiktion gilt nur, wenn das FA den Zeitpunkt der Aufgabe zur Post beweisen kann, etwa über die interne Versanddokumentation, beispielsweise maschinelle Erstellung, Kuvertierung und Übergabe an Postdienstleister mit Datum, durch Vermerke über die Übergabe an die Poststelle oder durch Stempel eines Post- oder Zustelldienstes, soweit dieser den Einlieferungstag ausweist. Andernfalls ist der Tag des tatsächlichen Zugangs maßgeblich, was insbesondere für den Beginn der Einspruchsfrist wichtig ist.

Widerlegung des fiktiven Zugangs beziehungsweise Zugangsdatums

Zur Widerlegung des fiktiven Zugangs beziehungsweise Zugangsdatums reicht es nicht, pauschal den Zugang oder dessen Zeitpunkt zu bestreiten. Wird der Zugang als solcher bestritten, muss substantiiert dargelegt werden, warum der Bescheid entgegen der gesetzlichen Vermutung nicht zugegangen ist, etwa durch Nachweis bekannter Probleme bei der Zustellung an die konkrete Anschrift wie häufige Fehlzustellungen oder Verlustfälle. Wird dies vom FA akzeptiert, muss der Bescheid erneut bekannt gegeben werden.

Auch hinsichtlich des Zugangszeitpunkts müssen substantiiert Tatsachen vorgetragen werden, die schlüssig auf einen späteren Zugang hindeuten. Allgemeine Hinweise, dass die Post oft länger braucht oder viel Post verloren geht, genügen nicht. Der konkrete Zugangszeitpunkt sollte genannt werden. Bei Firmen und Beratern erfolgt dies durch Dokumentation des Posteingangs, etwa Posteingangsbücher oder elektronische Posteingangssysteme, Zeugenaussagen, Darstellung der innerbetrieblichen Postwege oder handschriftliche Vermerke zum Posteingang mit Datum. Ein Eingangsstempel kann ein Indiz für den tatsächlichen Zugangszeitpunkt sein.

Es können auch Postlaufzeitverzögerungen, etwa durch Streik, vorgetragen werden. Auch Abweichungen zwischen Ausgangsvermerk des FA und tatsächlicher Übergabe an den Zustelldienst sind geeignet, die Zugangsvermutung zu widerlegen. Akzeptiert das FA den vom Steuerpflichtigen behaupteten späteren Zugangszeitpunkt, ist dieser für das Wirksamwerden des Bescheids, also etwa für die Einspruchs- und Zahlungsfrist, maßgebend.

Die Wahrung der Einspruchsfrist

Ein Einspruch muss innerhalb der einmonatigen Einspruchsfrist tatsächlich beim FA in schriftlicher oder elektronischer Form eingegangen sein. Dies muss im Zweifelsfall der Einspruchsführer nachweisen.

Wie werden Zugang und Zugangszeitpunkt nachgewiesen?

Ein Eingangsstempel des FA erbringt als öffentliche Urkunde grundsätzlich den Beweis für Zeitpunkt und Ort des Eingangs. Solange der Einspruchsführer die Richtigkeit des Stempels nicht angreift, gilt der dort vermerkte Tag als Zugangstag des Einspruchs und damit als fristwahrend oder verspätet.

Der Gegenbeweis gegen die Richtigkeit des Eingangsstempels ist möglich. Es muss dann aber ein Vollbeweis eines abweichenden Geschehensablaufs geführt werden, sodass mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit eine Fristversäumnis ausgeschlossen ist. Eine eidesstattliche Versicherung erbringt keinen Beweis, sondern dient nur der Glaubhaftmachung der Behauptung der rechtzeitigen Einlegung des Einspruchs, die vom FA anerkannt werden kann.

Als Beweismittel können dokumentierte Eingangsvorgänge des FA, etwa Fehler in der Posteingangsbearbeitung, Zeugen zum tatsächlichen Abgabezeitpunkt im FA und behördeninterne Unterlagen angeführt werden, aus denen sich ein anderer Eingangszeitpunkt ergibt.

Nicht ausreichend ist es, wenn lediglich die Absendung des Einspruchs nachgewiesen wird, etwa mittels Einlieferungsbeleg bei Einschreiben, Zeugenaussage zum Einwurf in den Postbriefkasten oder Eintragung im Postausgangsbuch. Entscheidend für die Fristwahrung ist allein der tatsächliche Eingang beim FA.

Eine sichere fristgerechte Einspruchseinlegung erfolgt durch persönliche Abgabe des Einspruchsschreibens bei einem Bediensteten des FA, der Datum und Uhrzeit auf dem Schreiben vermerkt, durch mündliche Erklärung des Einspruchs zur Niederschrift beim FA, durch Nutzung sicherer elektronischer Übermittlungswege oder durch Fax mit belastbarem Nachweis.

Bei Nutzung des Kontaktformulars von ELSTER besteht eine steuernummerngenaue Zuordnung und es wird eine automatisierte Eingangsbestätigung mit Datum und Uhrzeit erstellt.

Ein einfaches Fax-Sendeprotokoll genügt nicht. Vorzulegen ist ein Einzelverbindungsnachweis, aus dem sich der tatsächliche Versand an die richtige Nummer ergibt. Steuerberater und andere professionelle Einreicher müssen für eine wirksame Ausgangskontrolle sorgen, indem sie anweisen, das Sendeprotokoll jeweils auszudrucken, dieses zu prüfen und erst dann die Frist zu löschen.

Bei Nichteingang oder verspätetem Eingang des Fax beim FA kann Wiedereinsetzung gewährt werden, etwa bei aus dem Sendeprotokoll nicht erkennbaren Fehlern während der elektronischen Übertragung oder bei versehentlich falscher Faxnummer, wenn dies bei der Kontrolle nicht aufgefallen ist.

Auch der Einwurf in den Briefkasten des FA vor 24.00 Uhr des letzten Tages wahrt die Frist. Der Briefkasten wird zwar erst am Vormittag des nächsten Werktages geleert, das Schreiben erhält aber dennoch den Eingangsstempel des Vortages.

Nicht zu empfehlen ist die Einspruchseinlegung durch E-Mail. Zwar ist sie als elektronischer Einspruch zulässig, es bestehen jedoch wegen fehlender Eingangsbestätigung und gesicherter Zuordnung zur Steuernummer Nachweisprobleme. Im Zweifelsfall sollte man sich nach Absendung der E-Mail vom FA telefonisch bestätigen lassen, dass diese angekommen ist.