Umgang mit dem Finanzamt: Betriebsprüfer fordert E-Mail-Korrespondenz des Betriebs an – darf er das?

Dem Betriebsprüfer werden meistens die Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Jahresabschlussunterlagen vorgelegt. In Zeiten der Digitalisierung hat aber auch die E-Mail-Korrespondenz eine große Bedeutung. Vor allem, weil in E-Mails oft freier und leichtfertiger kommuniziert wird als per Brief. Kein Wunder also, dass Betriebsprüfer immer wieder die E-Mail-Korrespondenz anfordern. Doch besteht überhaupt ein Recht dazu? Ein neues BFH-Urteil schafft Klarheit.

Die Regelungen zur Aufbewahrungspflicht von Unterlagen

§ 147 Abs. 1 AO bestimmt, welche Unterlagen aufzubewahren und dem Prüfer auf Anforderung vorzulegen sind (§ 200 Abs. 1 S. 2 AO). Dazu gehören klassischerweise die Buchungsbelege – also die Eingangs- und Ausgangsrechnungen – sowie die Jahresabschlüsse nebst Jahresabschlussunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 AO). Aber auch die empfangenen und abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe sind aufzubewahren und dem Prüfer auf Anforderung vorzulegen. Gleiches gilt für sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO). Dabei ist zu beachten, dass der Prüfer auch

• Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen nutzen darf,
• verlangen kann, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet zur Verfügung gestellt werden, und nach seinen Vorgaben in einem maschinell auswertbaren Format an ihn übertragen werden.

Sollten dabei Kosten entstehen, so müssen Sie diese tragen und nicht der Betriebsprüfer (§ 147 Abs. 6 AO).

Auch E-Mails sind aufzubewahren

Dass zu den aufzubewahrenden Handels- und Geschäftsbriefen auch E-Mails zählen, hat der BFH bereits entschieden (BFH, Urteile vom 24.06.2009, Az. VIII R 80/06 und 12.02.2020, Az. X R 8/18). Hintergrund dafür ist, dass die gesamte – den betrieblichen Bereich betreffende – Korrespondenz aufzubewahren ist, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts bezieht. Auf die Form der Korrespondenz kommt es nicht an. Auch Fernschreiben, Telegramme und insbesondere E-Mails sind aufbewahrungspflichtig. Das gilt nach Auffassung des BFH jedenfalls insoweit, wie die E-Mail selbst – und nicht lediglich ihr Anhang – rechnungslegungsrelevante Informationen enthält. Sollten sich die rechnungslegungsrelevanten Informationen nicht aus der E-Mail, sondern nur aus dem Anhang ergeben, dann ist zumindest der Anhang aufzubewahren.

Der BFH und die Anforderung der E-Mail-Korrespondenz

Aus diesem Grund ist nichts dagegen einzuwenden, wenn der Betriebsprüfer bei Ihnen die Vorlage derjenigen E-Mails verlangt, die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss und auch auf die Durchführung eines Handelsgeschäfts beziehen. Jedoch darf der Prüfer nicht den kompletten Mail-Verkehr von Ihnen fordern. Er muss sich auf die rechnungslegungsrelevanten Informationen beschränken.

Die Anforderung eines Gesamtjournals, das einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu E-Mails ohne steuerlichen Bezug enthält, ist damit unzulässig. Denn eine Rechtsgrundlage zur Vorlage jedweder E-Mail-Korrespondenz existiert nicht. Fordert der Prüfer aber die komplette steuerlich relevante E-Mail Korrespondenz an, die im Zusammenhang mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen steht oder einen bestimmten steuerlich relevanten Sachverhalt betrifft, ist der Aufforderung zu folgen (BFH, Urteil vom 30.04.2025, Az. XI R 15/23).

Zum Problem wird oft, dass die Datenbestände im E-Mail-Verkehr regelmäßig nicht so strukturiert sind, dass sich genau die E-Mails automatisch herausfiltern lassen, auf die der Prüfer ein Anrecht hat. Es obliegt daher Ihnen, aus den angeforderten Mails im Rahmen Ihres Erstqualifikationsrechts solche E-Mails herauszufiltern und dem Prüfer nicht vorzulegen, die keine Steuerrelevanz haben. Sie können vom Prüfer dagegen nicht verlangen, dass er seine Anforderung weiter eingrenzt und sich z. B. auf bestimmte Suchbegriffe, Mitarbeiter oder kürzere Zeiträume als den Prüfungszeitraum beschränkt.

Fazit:  Mit Recht darf der Betriebsprüfer steuerlich relevante E-Mails anfordern. Das gilt auch dann, wenn die Filterung für Sie mit unverhältnismäßigem Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist. Denn es ist Ihre Sache, Ihre Datenbestände so zu organisieren, dass eine berechtigte Einsichtnahme durch den Prüfer erfolgen kann, ohne dass dabei geschützte Bereiche berührt werden. Und was ist, wenn Sie der Aufforderung nachkommen? Im Zweifel kann der Prüfer dann insoweit die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Er kann aber auch ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen vornehmen. Verstoßen Sie dagegen, wird er gegen Sie ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festsetzen (§ 200a AO).