So unterstützen Apotheker ihre Mitarbeiter bei der Fahrt zur Apotheke

Es ist oft nicht leicht, neues Personal zu gewinnen. Haben potenzielle Bewerber einen weiten Weg zur Apotheke, verzichten sie oft bereits aus diesem Grund auf eine Bewerbung. Deshalb sollten Apotheker hier unterstützend eingreifen und einen Fahrtkostenzuschuss zahlen. Das ist sogar steuervergünstigt und frei von Sozialabgaben möglich.

Diese (minimale) Fahrtkostenentlastung gewährt das Finanzamt

Fährt eine angestellte PKA zur Apotheke, dann liegt eine Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte vor. Da die Fahrt beruflich veranlasst ist, lassen sich die entstandenen Fahrtkosten als Werbungskosten von der Einkommensteuer absetzen (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 Einkommensteuergesetz [EStG]) – allerdings nicht in tatsächlicher Höhe, sondern nur pauschaliert:

Konkret sind für jeden Arbeitstag, an dem die Apotheke als erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, je Entfernungskilometer 0,30 Euro zu berücksichtigen. Dieser Satz erhöht sich für die Jahre 2022 bis 2026 ab dem 21. Kilometer auf 0,38 Euro. Da sich die Pauschale auf den Arbeitstag bezieht, lässt sie sich bei zusätzlichen Mittagsheimfahrten nicht doppelt absetzen.

240 Tage × 20 Kilometer × 0,30 Euro
= 1.440 Euro

240 Tage × 10 Kilometer × 0,38 Euro
= 912 Euro

Bei einem persönlichen Grenzsteuersatz von 30 Prozent würde P somit grundsätzlich etwa 705 Euro Steuern sparen. Jedem Arbeitnehmer steht aber ohnehin eine jährliche Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro zu (§ 9a Nr. 1a EStG). Sind P außer den Fahrtkosten keine weiteren Werbungskosten entstanden, wirkt sich folglich nur der die Pauschale übersteigende Teil steuerentlastend aus. Damit reduziert sich der Entlastungseffekt auf minimale 336 Euro (2.352 – 1.230 = 1.122 Euro; 1.122 Euro × 30 Prozent = 336 Euro). Effektiv muss P so oder so den Großteil der tatsächlichen Fahrtkosten aus eigener Tasche finanzieren. Das Finanzamt beteiligt sich hieran nur in ganz geringem Umfang.

Apotheker können Fahrtkostenzuschuss leisten

Um die Fahrtkostenbelastung zu reduzieren, können Apotheker ihren Arbeitnehmern einen Zuschuss zu den Fahrtkosten zahlen. Dieser Zuschuss stellt grundsätzlich steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn dar. Das bedeutet, dass der Apotheker den Zuschuss in der Lohnabrechnung der PKA als Arbeitsentgelt erfassen und Steuern sowie Sozialabgaben einbehalten muss. Auch die Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen fallen an. Somit kommt der Fahrtkostenzuschuss – anders als die steuer- und beitragsfreie Erstattung von Reisekosten – ebenfalls nur zum Teil bei der PKA an.

Clevere Apotheker pauschalieren den Fahrtkostenzuschuss

Apotheker sind nicht an die individuelle Versteuerung und Verbeitragung des Zuschusses gebunden, da dieser gemäß § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 Buchst. b EStG auch pauschal besteuert werden kann. Die pauschale Steuer beträgt 15 Prozent des Zuschusses zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer. Dabei ist zu beachten, dass nicht die PKA, sondern der Apotheker die pauschale Steuer schuldet (§ 40 Abs. 3 EStG). Er kann die Steuer jedoch als Betriebsausgabe absetzen. Eine Anrechnung der pauschalen Steuer auf die private Steuerschuld der PKA ist hingegen nicht möglich. Ein positiver Nebeneffekt der Pauschalierung ist, dass die Sozialabgaben – Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile – entfallen (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 Sozialversicherungsentgeltverordnung [SvEV]). Somit spart auch der Apotheker durch die Pauschalierung. Anstelle der Sozialabgaben (ca. 20 Prozent) ist nun nämlich nur die pauschale Steuer zu entrichten.

Allerdings kann der Apotheker nur den Betrag pauschal besteuern, den die PKA gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 2 EStG als Werbungskosten geltend machen könnte, wenn der Zuschuss nicht pauschal besteuert werden würde. Grund dafür ist, dass der pauschal besteuerte Zuschuss die bei der PKA als Werbungskosten abzugsfähige Entfernungspauschale mindert.

A wird trotz der Pauschalierung nur mit 352 Euro belastet (300 Euro Zuschuss, 31 Euro pauschale Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag auf 196 Euro sowie 21 Euro Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen auf die übersteigenden 104 Euro). Auch dieser erzielt damit einen Vorteil von monatlich 8 Euro.

Pauschalierung nur bei zusätzlichen Arbeitgeberleistungen

Diese für Apotheker und PKA durchaus lukrative Pauschalierung ist lediglich an eine Voraussetzung gebunden: Der Apotheker muss den Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leisten. Eine Pauschalierung ist somit bei einem Gehaltsverzicht oder einer Gehaltsumwandlung zugunsten des Zuschusses ausgeschlossen. Der Zuschuss muss vielmehr "on top" erfolgen (§ 8 Abs. 4 EStG). Schädlich für die Pauschalierung wäre es deshalb, wenn der Apotheker einen Zuschuss gewährt und im Gegenzug die PKA

• a) auf ein bereits zugesagtes oder vereinbartes Urlaubsgeld,
• b) auf eine bereits zugesagte oder vereinbarte Gehaltserhöhung,
• c) auf einen Teil ihres (vereinbarten) Grundgehalts,
• d) auf die Auszahlung von Überstunden oder Ähnlichem oder
• e) auf eine zugesagte oder vereinbarte Prämie bzw. Gewinnbeteiligung

verzichtet. In diesem Fall würde der Fahrtkostenzuschuss immer in voller Höhe der regulären Besteuerung und auch den Sozialabgaben unterliegen.

Vereinfachung: Pauschale Ermittlung des pauschalierungsfähigen Betrags

Wie dargestellt, können Apotheker nur den Teil des Fahrtkostenzuschusses pauschal besteuern und so in den Genuss der Beitragsfreiheit gelangen, der auf die grundsätzlich bei der PKA abzugsfähigen Werbungskosten für Fahrten zur Apotheke entfällt. Dafür muss der Apotheker wissen, an wie vielen Tagen die PKA tatsächlich die Apotheke aufgesucht hat. Es geht aber auch einfacher.

Aus Vereinfachungsgründen können Apotheker bei ausschließlicher Nutzung eines eigenen Pkws oder eines anderen motorisierten Fahrzeugs für die Fahrten zur Apotheke unterstellen, dass die PKA an 15 Tagen im Monat und somit an 180 Tagen im Jahr Fahrten unternommen hat (Bundesfinanzministerium [BMF], Schreiben vom 18.11.2021, Az. IV C 5 – S 2351/20/10001 :002, Rz. 36 und 37, Abruf-Nr. 225940).

180 Tage × 20 Kilometer × 0,30 Euro
= 1.080 Euro

180 Tage × 10 Kilometer × 0,38 Euro
= 684 Euro

Die 1.764 Euro kann A bezogen auf ein Kalenderjahr pauschalieren. Monatlich kann er P damit ohne weitere Nachweise einen Zuschuss von 147 Euro zahlen (1/12 von 1.764 Euro). Dieser Zuschuss kommt bei P brutto wie netto an und kostet A effektiv 170 Euro (147 Euro zzgl. 15 Prozent pauschale Lohnsteuer und 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag). Sozialabgaben fallen nicht an.

Dokumentation im Lohnkonto erforderlich

Möchten Apotheker pauschalbesteuerte Fahrtkostenzuschüsse zahlen, müssen sie noch eine weitere Besonderheit beachten. Der Zuschuss ist nämlich im Lohnkonto der PKA zu dokumentieren (§ 4 Abs. 1 Nr. 8 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung [LStDV]). Der Apotheker muss die Höhe des Zuschusses – soweit eine Pauschalbesteuerung vorgenommen wurde – auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung eintragen (in Zeile 18, vgl. § 41b Abs. 1 Nr. 7 EStG). Der Grund dafür ist, dass sich in Höhe des pauschal besteuerten Zuschusses auch die von der PKA als Werbungskosten absetzbare Entfernungspauschale mindert. Durch diesen Prozess wird sichergestellt, dass die Entfernungspauschale der PKA um entsprechende Beträge gemindert wird.

Rückwirkender Fahrtkostenzuschuss zulässig

Für die Pauschalbesteuerung müssen Apotheker die Fahrtkostenzuschüsse nicht jeden Monat auszahlen. Sie können sich auch dafür entscheiden, der PKA nur einmal im Jahr einen Zuschuss zu gewähren. Das bietet sich insbesondere dann an, wenn die Entfernung zwischen Wohnung und Apotheke gering ist. So macht sich der Zuschuss einerseits deutlicher bemerkbar und andererseits reduziert sich der Verwaltungsaufwand.

Hätte A P anstelle des pauschal besteuerten Zuschusses einfach ein freiwilliges Weihnachtsgeld über ebenfalls 378 Euro ausgezahlt, dann wäre dieses nicht zu 100 Prozent bei P angekommen, denn das Weihnachtsgeld würde den Steuern und Sozialabgaben unterliegen. Sollte P wieder einen regulären Bruttoarbeitslohn von 3.000 Euro erhalten und der Steuerklasse I angehören, würden im Jahr 2025 von den 378 Euro Weihnachtsgeld nur 211 Euro netto ankommen. Das wäre ein Nachteil von 167 Euro im Vergleich zu dem pauschalen Fahrtkostenzuschuss als "Weihnachtsgeld".