E-Rechnungen effizient verarbeiten und sicher freigeben

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Als E-Rechnung gelten jedoch nur strukturierte, elektronisch verarbeitbare Formate. Ein einfaches PDF ist steuerlich weiterhin eine sonstige Rechnung. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.

Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Ab 2028 müssen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen regelmäßig als E-Rechnung ausgestellt werden. Ausnahmen gelten unter anderem für Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze.

Vom Dokumenteneingang zur Freigabe

Im Unternehmen treffen nicht nur Rechnungen ein. Auch Gutschriften, Quittungen, Lieferscheine, Wartungsprotokolle oder technische Datenblätter müssen häufig erfasst, zugeordnet und weitergeleitet werden. Die Unterlagen kommen per E-Mail, über Portale, als Scan oder über elektronische Datenaustauschverfahren herein. Werden sie manuell bearbeitet, entstehen schnell Verzögerungen, Doppelarbeiten und Zuordnungsfehler.

Moderne Systeme können Dokumenttypen erkennen, relevante Daten auslesen und sie an die zuständigen Stellen weiterleiten. Eine Eingangsrechnung kann so etwa der Buchhaltung, dem Einkauf oder der zuständigen Fachabteilung zugeordnet werden. Die Daten lassen sich anschließend an Buchhaltungs-, ERP- oder Dokumentenmanagementsysteme übergeben. Dadurch entfällt zumindest ein Teil der erneuten Datenerfassung.

Mehr als klassisches Auslesen

Klassische Texterkennung funktioniert oft nur zuverlässig, solange Rechnungslayouts unverändert bleiben. Ändert ein Lieferant sein Design oder trifft ein neues Dokumentformat ein, ist häufig manuelle Nacharbeit nötig.

Neuere Verfahren berücksichtigen neben dem Text auch Struktur und Layout eines Dokuments. Sie können dadurch besser unterscheiden, ob eine Zahl etwa einen Rechnungsbetrag, eine Bestellnummer oder eine Artikelposition bezeichnet. Das erleichtert die Verarbeitung unterschiedlicher Belege, ersetzt aber keine fachliche Prüfung.

Automatisch nur bei eindeutigen Fällen

Die technische Erfassung ersetzt keine sachliche oder steuerliche Kontrolle. Vor Buchung und Zahlung sollten insbesondere Pflichtangaben, mögliche Dubletten, die zugrunde liegende Bestellung oder Leistung sowie geänderte Bankverbindungen geprüft werden.

Sinnvoll ist ein Verfahren, das unsichere Fälle gezielt aussteuert. Erkennt das System einen Beleg eindeutig, kann es ihn automatisiert weiterleiten. Bei unklaren Angaben, ungewöhnlichen Beträgen, beschädigten Scans oder handschriftlichen Notizen sollte der Beleg zur manuellen Prüfung vorgelegt werden. So beschleunigt die Automatisierung Standardfälle, ohne die Kontrolle bei risikoreichen Vorgängen aufzugeben.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Datenteil maßgebend, nicht die PDF-Ansicht. Dieser strukturierte Teil muss grundsätzlich acht Jahre in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Software die Daten lesbar darstellt und revisionssicher archiviert.

Nutzen Unternehmen für die Belegverarbeitung externe Cloud- oder KI-Dienste, sind außerdem Datenschutz, Zugriffsrechte und die Vertragsgestaltung mit dem Dienstleister zu prüfen. Wer den Rechnungseingang jetzt systematisch ordnet, reduziert Rückfragen, beschleunigt Freigaben und bereitet sich rechtzeitig auf die nächsten Stufen der E-Rechnung vor.