E-Rechnung: Aktueller Rechtsstand und der Weg bis 2028

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die E-Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 gelten hierfür neue umsatzsteuerliche Regelungen. Die Empfangspflicht besteht bereits seit diesem Zeitpunkt. Die erste Übergangsphase für die Ausstellung endet am 31. Dezember 2026. Unternehmen sollten deshalb ihre Prozesse jetzt überprüfen und rechtzeitig anpassen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Datenformat, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) zulässig. Die XRechnung besteht ausschließlich aus XML-Daten, während ZUGFeRD eine PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz kombiniert.

Wen betreffen die neuen Regelungen?

Die E-Rechnung betrifft grundsätzlich Leistungen zwischen inländischen Unternehmern (B2B). Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Auch Kleinunternehmer unterliegen dieser Empfangspflicht. Eine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht für Kleinunternehmer hingegen nicht.

Welche Fristen gelten?

Für die Ausstellung von Rechnungen gelten folgende Übergangsregelungen:

• Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmer weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF-Rechnungen) ausstellen.
• Vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2027 dürfen Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen nur noch von Unternehmern verwendet werden, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. Unternehmer mit einem höheren Umsatz müssen ihre inländischen B2B-Umsätze bereits ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich mittels E-Rechnung abrechnen. Unabhängig von der Umsatzhöhe dürfen Rechnungen im bisherigen EDI-Verfahren noch bis Ende 2027 verwendet werden.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt für alle inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Gesetzliche Ausnahmen bleiben hiervon unberührt.

Für die Übermittlung einer E-Rechnung ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Für sonstige elektronische Rechnungen, insbesondere PDF-Rechnungen, ist dagegen grundsätzlich weiterhin das Einverständnis des Empfängers erforderlich.

Welche Ausnahmen gelten?

Nicht jeder Umsatz unterliegt der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Ausgenommen sind insbesondere:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C),
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro,
• Fahrausweise,
• bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG,
• Rechnungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmer handeln, sowie
• Rechnungen von Kleinunternehmern, die weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden dürfen.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Auch wenn die Verpflichtung zur Ausstellung vielfach erst später greift, besteht bereits heute Handlungsbedarf. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Außerdem empfiehlt es sich, frühzeitig zu prüfen, ob die eingesetzte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann.

Fazit: Die E-Rechnung wird in den kommenden Jahren zum Standard im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Spätestens mit dem Ende der ersten Übergangsphase zum 31. Dezember 2026 sollten Unternehmen ihre technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen haben, um die weiteren gesetzlichen Fristen sicher einzuhalten und ihre Rechnungsprozesse zukunftssicher aufzustellen.